Работодатель должен оплатить не только проезд к месту командировки, но и другие расходы в дороге — при условии, что они согласованы. Эксперты сервиса путешествий Туту собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у некоторых бухгалтеров, и рассказали о том, как вернуть деньги за каршеринг, бензин и другие услуги.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
Оплата дороги до места командировки — забота компании. Речь не только о билете на самолёт, поезд или автобус из одного города в другой. В расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани — при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Поездка на внутригородском транспорте компенсируется, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. В остальных случаях сотрудник на проезд по городу тратит суточные. Добираться можно на автобусе, маршрутке, поезде или судне. А технически подходит и метро с аэроэкспрессом.
Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто — каршеринге. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки — при условии, что эти траты экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение.
Добираться на автобусе обычно доступнее, чем на такси, самолёте или поезде. А в некоторых направлениях — это единственный вид транспорта. Подтвердить такую поездку можно двумя способами: билетом и кассовым чеком. Если командированный их потерял, то есть возможность квитанции восстановить.
Проезд по городу во время командировки
Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре.
Каршеринг в командировке
Каршеринг можно использовать в командировке и получить за него компенсацию, главное — подтвердить издержки документами. Согласно письму московских налоговиков, траты на аренду автомобиля стоит указывать в командировочных расходах. А подтвердить их можно квитанциями. Это: договор аренды автомобиля, чек об оплате аренды, скриншот с маршрутом поездки, служебная записка — с указанием стоимости, цели и маршрута поездки, авансовый отчёт.
Получить компенсацию за каршеринг можно до командировки: организация перечисляет деньги за услуги, а по приезде сотрудник отчитывается о расходах. Либо работник платит за каршеринг сам и получает возмещение после сдачи авансового отчёта.
Бензин и платная парковка для автомобиля
Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении №92 от 8 февраля 2002 года.
Постельное бельё и питание в поезде
Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.
Платный выбор места в салоне самолёта
В расходы на командировку включается стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.
Как удобно отчитаться за сами билеты
Для отчёта в бухгалтерии понадобятся: маршрутная квитанция, документ, подтверждающий оплату сервисного сбора (если он есть), а в случае оплаты банковской картой — электронный чек и посадочный талон, если летите самолётом.
Ответ эксперта
Отвечаем на потребительские вопросы о финансах
Работодатель должен оплатить не только проезд к месту командировки, но и другие расходы в дороге — при условии, что они согласованы. Эксперты сервиса путешествий Туту собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у некоторых бухгалтеров, и рассказали о том, как вернуть деньги за каршеринг, бензин и другие услуги.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
Оплата дороги до места командировки — забота компании. Речь не только о билете на самолёт, поезд или автобус из одного города в другой. В расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани — при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Поездка на внутригородском транспорте компенсируется, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. В остальных случаях сотрудник на проезд по городу тратит суточные. Добираться можно на автобусе, маршрутке, поезде или судне. А технически подходит и метро с аэроэкспрессом.
Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто — каршеринге. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки — при условии, что эти траты экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение.
Добираться на автобусе обычно доступнее, чем на такси, самолёте или поезде. А в некоторых направлениях — это единственный вид транспорта. Подтвердить такую поездку можно двумя способами: билетом и кассовым чеком. Если командированный их потерял, то есть возможность квитанции восстановить.
Проезд по городу во время командировки
Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре.
Каршеринг в командировке
Каршеринг можно использовать в командировке и получить за него компенсацию, главное — подтвердить издержки документами. Согласно письму московских налоговиков, траты на аренду автомобиля стоит указывать в командировочных расходах. А подтвердить их можно квитанциями. Это: договор аренды автомобиля, чек об оплате аренды, скриншот с маршрутом поездки, служебная записка — с указанием стоимости, цели и маршрута поездки, авансовый отчёт.
Получить компенсацию за каршеринг можно до командировки: организация перечисляет деньги за услуги, а по приезде сотрудник отчитывается о расходах. Либо работник платит за каршеринг сам и получает возмещение после сдачи авансового отчёта.
Бензин и платная парковка для автомобиля
Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении №92 от 8 февраля 2002 года.
Постельное бельё и питание в поезде
Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.
Платный выбор места в салоне самолёта
В расходы на командировку включается стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.
Как удобно отчитаться за сами билеты
Для отчёта в бухгалтерии понадобятся: маршрутная квитанция, документ, подтверждающий оплату сервисного сбора (если он есть), а в случае оплаты банковской картой — электронный чек и посадочный талон, если летите самолётом.