Как составить ТЗ?

Техническое задание (сокращенно – ТЗ или техзадание) представляет собой документ, детально описывающий цели и задачи, которые поставлены заказчиком перед исполнителем. Его оформление позволяет упростить как производство работ, так и контроль над их выполнением. Грамотно составленное ТЗ – это первый и очень важный шаг на пути к взаимовыгодному сотрудничеству между заказчиком и подрядчиком, позволяющий исключить или минимизировать спорные ситуации в ходе дальнейшей работы. Учитывая актуальность технического задания для успешной деятельности обеих заинтересованных сторон, имеет смысл рассмотреть основные вопросы, связанные с оформлением и исполнением документа более внимательно.

Что такое ТЗ?

Под техническим заданием понимается четко сформулированный и детальный перечень требований к конечному продукту, заявленный заказчиком и направляемый исполнителю. Несмотря на краткость приведенной формулировки, объем ТЗ может быть очень значительным и достигать нескольких десятков страниц. Например, если речь идет о реализации масштабного проекта или разработке и изготовлении сложного технологического оборудования.

Характерной особенностью технических заданий выступает сильная зависимость – как содержимого, так и оформления документа – от специфики конечного продукта. Отдельного упоминания заслуживают ТЗ на различное программное обеспечение, включая веб-сайты, онлайн-сервисы, интернет-магазины и различные приложения. Их актуальность особенно велика, что легко и вполне логично объясняется важностью и стремительным развитием IT-индустрии.

Для чего требуется ТЗ?

Необходимость составления технического задания не вызывает сомнений. Наличие документа позволяет решить сразу несколько принципиально важных задач:

• озвучить основные причины реализации объекта;
• сформулировать четкие требования к итоговому продукту;
• проверить, насколько компетентен исполнитель;
• перечислить его необходимые характеристики, свойства, составные элементы и т.д. (перечень качеств зависит от специфики товара или услуги);
• детально описать обязанности каждой из заинтересованных сторон – исполнителя и заказчика;
• установить основные этапы и сроки выполнения поставленных задач – как по отдельности, так и для проекта в целом;
• определить критерии оценки характеристик конечного продукта и установления соответствия заданным параметрам.

Не менее важной задачей технического задания становится исключение или минимизация возможных разногласий между заказчиком и исполнителем. Они могут касаться как отдельных свойств или качеств товара/услуги, так и путей достижения поставленных целей. В результате наличие ТЗ становится ключевым фактором успешного сотрудничества заинтересованных сторон – без конфликтов и спорных ситуаций.

Кто должен составлять ТЗ?

Несмотря на кажущуюся простоту вынесенного в подзаголовок вопроса, ответ на него не так очевиден, каким видится на первый взгляд. Рассмотрим три возможных варианта.

Заказчик

Данный ответ кажется наиболее логичным. Но он является таковым только в том случае, если предметом задания выступает проект, непосредственно связанный с основным видом деятельности заказчика. Например, если IT-компании требуется программа для обслуживания локальной сети. В этом случае квалификации штатных сотрудников фирмы вполне достаточно, чтобы составить грамотное ТЗ.

На практике такая ситуация складывается далеко не всегда. Например, крупному предприятию требуется построить новый производственный цех. Но в его штате попросту может не оказаться специалистов в проектировании и строительстве нужной квалификации. В этом случае имеет смысл привлечь к составлению ТЗ сторонних профессионалов, включая сотрудников потенциального исполнителя.

Исполнитель

Выше приводится пример, когда имеет смысл доверить разработку и оформление технического задания работникам компании-исполнителя. Схема работы в этом случае обычно выглядит так:

• сначала заказчик ставит общую задачу;
• затем исполнитель направляет в его адрес бриф с уточняющими вопросами;
• на основании полученных ответов происходит разработка ТЗ;
• после этого документ отправляется заказчику на утверждение.

Обязательным условием эффективного применения описанной схемы выступает доверие исполнителю со стороны заказчика. В противном случае намного правильнее последнему привлечь к работе сторонних специалистов.

Совместно

Самый оптимальный вариант взаимодействия. Напоминает описанную выше схему разработки ТЗ исполнителем, но предусматривает намного более многоступенчатую процедуру с активным участием сотрудников заказчика. При грамотной реализации позволяет добиться лучших результатов как в части точности, так и полноты технического задания.

Стоимость ТЗ

Невозможно дать однозначного ответа на вопрос о том, сколько стоит техническое задание. В этом нет ничего удивительного, если учесть разнообразие вариаций этого документа, отличающихся как объемом, так и содержанием. Важно понимать, что рассчитывать на бесплатное составление ТЗ не стоит. Тем более – в случае приглашения сторонних специалистов.

Единственным вариантом реально сэкономить становится ситуация, когда исполнитель заинтересован в получении заказа. В этом случае вполне реально добиться от него оформления технического задания на бесплатной основе при гарантиях со стороны заказчика заключить договор на выполнение работ в будущем.

Как составить ТЗ?

Разработка и оформление технического задания – сложная задача. Ее успешное решение предусматривает комплексный подход и доскональное изучение вопроса.

Что потребуется?

Грамотно составленное ТЗ предусматривает наличие нескольких обязательных составных частей, включая:

1. Подробное описание целей реализации проекта.
2. Основные требования и ожидания от конечного продукта.
3. Ключевые этапы выполнения работ.
4. Календарный график или сроки исполнения.
5. Процедура контроля в процессе реализации проекта и итоговой приемки конечного продукта.
6. Приложения к ТЗ. Их перечень зависит от специфики проекта и обычно включает расчет стоимости, ссылки на нормативно-правовые документы и технические регламенты, другую справочную информацию, которая может оказаться полезной исполнителю.

Пошаговый план

Фактически, процедура составления технического задания представляет собой наполнение каждого из перечисленных выше разделов итогового документа. Последовательность предпринимаемых при этом действий зависит от специфики проекта и характеристик конечного продукта. Главное – четко выполнить требования к содержимому и оформлению ТЗ, что позволит успешно решить стоящие перед документом задачи.

Рекомендации по составлению

Не менее важно не допустить типичных ошибок, характерных для недостаточно квалифицированных разработчиков и составителей ТЗ. Чтобы добиться этого, имеет смысл следовать нескольких достаточно простым рекомендациям, включая:

1. Однозначные формулировки. Содержание ТЗ не должно включать описаний или характеристик, допускающих неоднозначные трактовки. В тексте документа не допускается присутствие качественных прилагательных и крайне приветствуются конкретные цифры.
2. Определение используемых терминов. Заказчик и исполнитель должны разговаривать на одном языке. Поэтому ключевые понятия нуждаются в расшифровке.
3. Соблюдение установленных стандартов. Перечень нормативных документов, которые можно использовать при составлении технического задания, приводится ниже. Здесь же необходимо отметить, что ссылки на ГОСТы или ISO всегда полезны, так как сводят к минимуму возможные разночтения.
4. Предоставление исполнителю максимально возможной информации о заказчике. Такие сведения помогают сориентироваться в том, что является важным для заказчика, его целевой аудитории и других важных параметрах.
5. Перечисление конкурентов. Достаточно часто существенную помощь в реализации проекта оказывает изучение и анализ аналогов, уже представленных на рынке или запланированных к запуску конкурирующими компаниями. Такой подход к решению задачи заслуживает внимания, так как позволяет минимизировать сопутствующие расходы и не заниматься «изобретением велосипеда», а сосредоточиться на улучшении уже имеющихся разработок.
6. Внесение корректировок при необходимости. Если речь идет о сотрудничестве двух коммерческих структур, целесообразно наладить постоянное общение. В том числе –с целью уточнения ТЗ, если это потребуется. Хотя намного правильнее заранее прописать все возможные нюансы и сценарии развития событий, так как любые корректировки технического задания можно и нужно считать форс-мажором.

Скачать шаблон и пример ТЗ на оказание услуг – источник s-vfu.ru.

О стандартах

Порядок разработки технических заданий регламентируется множеством стандартов – как международных, так и отечественных. Причем в отношении разных проектов и продуктов действуют различные нормы. Наиболее часто упоминается международный стандарт ISO/IEC/IEEE 29148-2018. Он устанавливает требования к ТЗ на разработку информационных систем и программного обеспечения.

Если говорить об отечественных стандартах, необходимо обязательно отметить два из них. Первый – это ГОСТ 34.602-89, который устанавливает основные технические и другие требования к ТЗ на автоматизированные системы. Второй – это ГОСТ 19.201-78, определяющий порядок разработки ТЗ в рамках единой системы программной документации.

Оба стандарта впервые появились еще в Советском Союзе, а потому их актуальность остается под вопросом. Отсутствие более новых документов показывает слабое законодательное и нормативное сопровождение вопроса составления и разработки технических заданий в России.

Существуют и другие стандарты, в большинстве своем международные – IEEE STD 830-1998, RUP, BABOK, SWEBOK и т.д. Их использования в отечественных условиях сильно ограничено из-за отсутствия учета местной специфики и широкого распространения.

Порядок документирования требований

Грамотное составление ТЗ предусматривает обмен документами между заказчиком и исполнителем. Первым из них выступает бриф. Он представляет собой перечень вопросов, которые исполнитель адресует заказчику с целью уточнения поставленных задач.

Далее формируется коммерческое и техническое предложение. Такой документ обычно составляется при реализации масштабных проектов. Он содержит детальное описание финансовых показателей и технических требований к результатам.

На основании обоих документов (второй может быть заменен на перечень требуемых технических характеристик) составляется ТЗ. Его в обязательном порядке утверждает заказчик и согласовывает исполнитель. В подавляющем большинстве случаев техническое задание является обязательным приложением к договору.

В каком случае ТЗ не нужно?

Техническое задание требуется далеко не всегда. Например, если уже разработана детальная проектная документация, или проведены детальные предпроектные исследования/инженерные изыскания. Также не имеет особого смысла составлять ТЗ для небольших проектов, требования и характеристики которых можно перечислить непосредственно в договоре.

Шаблоны для скачивания и примеры

Найти образец технического задания на выполнение работ несложно. В сети размещено множество подобных шаблонов и реальных примеров из практики. Важно понимать, что ТЗ для разных проектов и продуктов очень сильно отличаются друг от друга. Поэтому следует крайне внимательно относиться к имеющимся образцам и подбирать подходящий.

FAQ

Что такое ТЗ?

Под техническим заданием понимается перечень требований к разрабатываемому продукту или реализуемому проекту. Он включает технические характеристики, сроки выполнения, нередко – стоимость производимых работ и другие подобные параметры.

Для чего необходимо техническое задание?

Составление ТЗ позволяет четко сформулировать поставленные перед исполнителем задачи и исключить возможность возникновения спорных ситуаций в процессе их решения.

Что следует включить в ТЗ?

Содержание ТЗ определяется с учетом специфики конкретного продукта и может включать обширный набор сведений – от перечня требуемых характеристик до описания процедуры контроля качества.

Кто занимается составлением ТЗ?

На практике встречаются три варианта ответа на этот вопрос: заказчик, исполнитель, одновременно оба. Эффективность применения каждого зависит от статуса заинтересованных сторон и характера их взаимоотношений.

Какие типичные ошибки допускаются при разработке технического задания?

Самыми частыми ошибками при составлении ТЗ выступают: неоднозначные формулировки, отсутствие четких требований, недостаток информации о заказчике, продукте и конкурентах.

Подведем итоги

1. Техническое задание – это перечень требований к конечному продукту или результатам реализации проекта.
2. Разработка ТЗ – важный подготовительный этап, от успешного выполнения которого зависит эффективность дальнейшего сотрудничества между заказчиком и исполнителем, а также качество полученного на выходе продукта.
3. Составлением ТЗ занимается заказчик, исполнитель или одновременно оба. Последний вариант нередко оказывается самым плодотворным при условии взаимного доверия между сторонами.
4. Стоимость технического задания определяется индивидуально и зависит от специфики конечного продукта, его сложности и предъявляемых заказчиком требований.