Как самозанятым, ИП и ООО принимать оплату от физических лиц

Если ваш бизнес не получает деньги – рано или поздно он закроется. Получать деньги можно тремя путями: от физлиц, от юрлиц и от государства, причем большинство бизнесов получают основную массу денег именно от физических лиц. На поверхности этот процесс выглядит простым: получаем деньги, выдаем покупателям чек. На практике же дьявол, как всегда, кроется в деталях: для карточек нужен один эквайринг, для онлайн-продаж нужен другой эквайринг, для электронных кошельков нужен специальный корпоративный кошелек и так далее. А еще нужно учесть, что в России есть особый вид индивидуальных предпринимателей – самозанятые, и у них – совсем другие правила. Ниже мы перечислим все способы принятия бизнесом оплаты от физлиц, детально расскажем о каждом и вкратце пройдемся по другим важным вопросам: как принимать оплату от юрлиц, как выдать чек и какие проблемы могут возникнуть.

Может ли ИП или ООО принимать оплату от физлиц

Конечно, для многих ИП и ООО оплата от физлиц – основной источник дохода, и было бы странно, если бы оплата физлицом на расчетный счет ООО, например, была запрещена законом. Единственное правило – нужно соблюдать закон 54-ФЗ, согласно этому закону, практически все предприниматели и юрлица должны использовать при приеме платежей от физлиц онлайн-кассы. И тут сразу же начинается путаница, потому что касса у людей чаще всего ассоциируется с железной коробкой, в которую можно вводить сумму покупки и класть деньги. Чтобы не допустить путаницы в дальнейшем, давайте обозначим понятия, которых дальше будем строго придерживаться:

• Оператор фискальных данных. ОФД – это организация, которая принимает от вас все данные по вашим пробитым чекам и передает их в налоговую. Почти любой бизнес в России (ИП и юрлица) обязан иметь онлайн-кассу и передавать данные в ОФД именно через нее, этого требует закон. Из хороших новостей – процесс передачи данных в ОФД максимально автоматизирован, все, что вам нужно сделать – заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на сайте налоговой.
• ККТ (контрольно-кассовая техника). Та самая большая железная коробка, в которую вы кладете деньги – «касса» в народе. Или маленькая пластиковая коробочка, к которой прикладывают банковскую карту – терминал. И касса, и терминал – это все контрольно-кассовая техника, которая по определению контролирует оплаты от физлиц. Выше мы уже говорили, что для бизнеса все максимально упрощено, так вот: внутри любой современной ККТ стоит маленький чип, который автоматически посылает данные о каждом вашем пробитом чеке вашему же оператору фискальных данных – именно поэтому вам не нужно делать что-либо руками, все сделано за вас.
• Онлайн-касса. Вариант ККТ. Под онлайн-кассами обычно подразумеваются терминал + касса, которые имеют выход в интернет.
• Эквайринг. Эквайринг – это банковская услуга, позволяющая принимать деньги от физлиц на специальный банковский счет. Дополнительно в эту услугу может входить выдача и настройка ККТ (терминалов), помощь с заполнением документов для налоговой, льготные кредиты на операционные расходы и так далее – все, что придумает банк.

Итак, суммируем: где-то там есть оператор фискальных данных, который собирает на своих серверах все данные о ваших финансовых транзакциях с физлицами; данные к ОФД посылаются с ККТ – онлайн-касс и терминалов, эти же кассы-терминалы печатают физические чеки для клиентов; если вы принимаете безналичные платежи, вам нужно доставлять деньги на банковский счет и хранить их там – для этого нужен эквайринг.

Юрлицам наличные, к слову, тоже нужно хранить на банковском счету, вносить их туда можно инкассацией или самоинкассацией. Учитывая, что юрлицо не может хранить деньги на личном счету в принципе, для них единственным выходом остается открытие расчетного счета в банке и получение денег на него. Есть ли варианты у ИП? Да, но на самом деле – нет. Дело в том, что закон не запрещает индивидуальным предпринимателям получать деньги на свой личный счет – пока они выдают чеки, у налоговой не будет вопросов. А вот у банка вопросы будут – у него никаких маркеров того, что произошла оплата физлица на расчетный счет ИП, нет, поэтому банк будет видеть регулярный поток мелких транзакций на счет и в итоге этот счет заблокирует за подозрительную активность. Да, вы сможете объяснить сотрудникам банка, что принимаете безналичные оплаты, выдаете покупателям кассовые чеки и так далее, но на это уйдет время, а кроме того – объяснение не защитит вас от следующей блокировки «автоматикой» банка.

Просуммируем все, что сказали в этом разделе – ИП и ООО могут принимать деньги от физлиц, но:

• нужно заключить договор с ОФД;
• нужно выдавать чеки;
• нужно для юрлиц и крайне желательно для ИП – открыть расчетный счет, на который будут производиться поступления оплат;
• при приеме наличных и денег с банковской карты «вживую» нужно покупать ККТ (контрольно-кассовую технику, то есть онлайн-кассы и терминалы);
• если получаете деньги безналичными расчетами (карты, переводы и так далее) – практически всегда нужно подключать эквайринг;
• при приеме оплаты наличными эквайринг тоже не помешает, по крайней мере – юрлицам, потому что им нужно проводить инкассацию/самоинкассацию, которые у большинства банков входят в пакет услуг.

А что там с самозанятыми? Свои нюансы тоже есть, но все куда проще: они принимают платежи удобным им способам и выдают клиентам чеки, сформированные в «Моем Налоге». Исключением из правил можно назвать оплату онлайн, но об этом мы поговорим ниже.

Как самозанятым, ИП и ООО принимать оплату от физических лиц

Наличными

Самозанятый

Все, что вам нужно – это «Мой налог». Принимаете наличные от клиента, формируете чек. Не забывайте выдавать покупателям сформированные чеки – можно переслать в мессенджере или по электронной почте.

ИП или юрлицо

Вам нужна онлайн-касса и ККТ. Онлайн-кассу после покупки нужно зарегистрировать в ФНС, для чего нужно заключить договор с ОФД. Зарегистрировать ККТ в ФНС – просто: заходите в личный кабинет ФНС, ищете раздел «Учет контрольно-кассовой техники», вводите данные ККТ, добавляете.

Самостоятельно закидывать данные о транзакциях в центральную онлайн-кассу не нужно – это будет делать специальный чип, вмонтированный в ККТ. Поэтому, кстати, не все ККТ подходят для работы – ФНС публикует специальный реестр ККТ, одобренных к использованию. Есть у ФНС и реестр операторов фискальных данных.

ККТ обязаны печатать чек вне зависимости от того, платят наличными клиенты или онлайн – не забудьте этот чек выдать, иначе нарветесь на штраф.

С банковских карт

Самозанятый

Все – так же, как и с наличными: самозанятые принимают деньги на личные банковские счета и выписывают/выдают клиенту чек.

ИП или юрлицо

ИП и юрлицам нужно открывать расчетный счет для получения денег с карт физлиц – в противном случае банку, в котором по факту хранятся деньги, будет непонятно, куда эти деньги слать. Кроме того, нужно сделать все те же подготовительные действия, что и для наличных – покупка онлайн-кассы, заключение договора с ОФД и вот это вот все. Если вы уже принимаете деньги наличными – вам нужно только докупить терминал, договор с ОФД и онлайн-касса у вас уже есть.

Дополнительно ко всему этому нужно подключить эквайринг – банковскую услугу, которая делает возможными переводы с карты на расчетный счет юрлица. Вам, к слову, не обязательно сначала покупать терминалы, а потом подключать эквайринг – обычно услуги эквайринга включают в себя выдачу терминала и/или кассы банка. С банком вообще можно договориться на что угодно: он и будет принимать платежи, и выдаст кассовый аппарат, и организует инкассацию. Но – за все это (включая прием платежей) банк будет брать свою комиссию.

Интернет – сайты, соцсети

Самозанятый

Какого-то простого способа получения самозанятыми денег из интернета нет. Если вы работаете через какое-то юрлицо – биржу, например – то вы можете выводить деньги на карту и выставлять суммарный чек за оказанные услуги. Если же посредника между вами и клиентом нет – можно договориться на перевод денег на личный счет (через СБП в том числе) и выставлять чек после перевода. Но если вам нужно часто принимать небольшие суммы от широкого круга физлиц, то лучшим вариантом будет интернет-эквайринг для самозанятых – когда клиент оплачивает товар/услугу через такой эквайринг, банк сам формирует чек и отправляет клиенту, вам же останется только платить процент со сделки (обычно – 1-2%).

ИП или юрлицо

Расчетный счет в банке + интернет-эквайринг, без вариантов. Банк сделает за вас львиную долю работы: сформирует ссылку на оплату, сформирует чек и отправит его клиенту, переведет деньги на ваш расчетный счет. Естественно – не бесплатно. Онлайн-касса нужна в любом случае, но если вы принимаете деньги только онлайн, вы можете арендовать виртуальную кассу, это будет намного проще.

Электронные кошельки

Самозанятый

Клиент переводит деньги на ваш электронный кошелек, вы формируете чек и отправляете его клиенту – все как и с карточками/наличными.

ИП или юрлицо

Вам нужно пользоваться ЮМани – раньше еще можно было использовать QIWI для этих целей, но у QIWI отобрали лицензию, банка больше не существует. Для принятия платежей нужно использовать специальный кошелек – корпоративный. Кроме того, вам нужна онлайн-касса – реальная для продажи товаров/услуг «в реальности», виртуальная для виртуальных продаж. Если у вас есть корпоративный кошелек и реальная касса – просто распечатываете QR-код корпоративного кошелька и передаете его покупателю, а чеки пробиваете на кассе. Если вы хотите принимать платежи онлайн – проще всего будет воспользоваться ЮКассой от Яндекса, этот инструмент дает вам виртуальную онлайн-кассу, формы для оплаты, возможность выставлять счета и так далее. Конечно же, за это с вас будут брать процент, но в сумме расходы на ЮКассу – обычно меньше, чем расходы на самостоятельную покупку онлайн-кассы.

Безнал

Самозанятый

Под безналом подразумевается перевод на расчетный счет, поэтому самозанятые таким вариантом пользоваться не могут – у них нет расчетного счета. Можно давать реквизиты накопительного счета, принимать на него деньги и выбивать чеки.

ИП или юрлицо

Как физ лицу оплатить счет ООО? Первый вариант – прийти в банк или на почту, при себе нужно иметь паспорт и реквизиты, перевод совершит оператор. Второй вариант – оплатить счет по реквизитам самостоятельно в приложении банка. В обоих случаях перевод физ лица на расчетный счет ООО или ИП возможен только в том случае, если у бизнеса есть этот расчетный счет. Онлайн-кассу тоже нужно иметь – вам же нужно будет каким-то образом сформировать чек.

Как оформить и выдать физическому лицу чек

Вне зависимости от того, каким образом вы получили деньги – вам нужно выдать покупателю чек. Чек нужно выдать в определенные сроки: моментально – при оплате наличными, не позднее конца следующего рабочего дня после зачисления денег на счет – при оплате на р/с. Если выдаете чек не моментально – его нужно выдать до того, как начнете оказывать услугу или передадите товар.

Чек можно передавать любым удобным способом: в руки, на почту, в мессенджер и так далее. Внешний вид чека большого значения не имеет, но в нем должна быть основная информация, полный перечень информации – здесь (вас интересует самый первый пункт закона).

Чек обычно формирует онлайн-касса, которая заполняет бОльшую часть данных за вас – вам нужно выбрать номенклатуру, указать цену и количество. Если товары имеют штрих-код – вам нужно только просканировать его и указать количество, после того, как вы подтвердите оплату – онлайн-касса сама выдаст чек.

Ограничения и возможные проблемы

Процедура приема оплаты – максимально автоматизированная, потому что каждая минута простоя одной кассы – это потеря денег для всей страны. Поэтому проблемы при приеме оплаты если и возникают, то обычно они связаны с плохим интернетом или сломавшейся ККТ – здесь сложно что-то сделать.

Внезапная проблема у вас может возникнуть в том случае, если у вас накопилось слишком много денег в кассе. ИП это не касается, а вот юрлица обязаны установить лимиты остатка кассы – если в кассе окажется больше наличных денег, чем предусмотрено лимитом, бизнес получит штраф. Избавиться от наличных денег можно инкассацией или самоинкассацией: в первом случае к вам приезжают и забирают деньги сотрудники банка, во втором случае вы сами отдаете банку деньги через банкомат или офис. В обоих случаях банк пересчитывает наличные и зачисляет их на ваш счет. Кстати, если сами зачисляете деньги через банкомат – указывайте «Розничная выручка» в назначении платежа, чтобы у банка не возникло лишних вопросов.

FAQ – если нет времени читать

Кто может НЕ подключать онлайн-кассу?

Посмотреть можно здесь, вас интересуют пункты: 2, 2.1, 3, 7. В пункте 2.2, кстати, напрямую сказано, что самозанятые тоже освобождаются от необходимости использовать ККТ.

Как ИП и юрлица могут получать оплату от физлиц?

Наличными, на карту, онлайн, на кошелек Юмани, переводом на расчетный счет. Между ИП и юрлицами в этом вопросе разницы нет. Вам в любом случае нужна онлайн-касса и договор с оператором фискальных данных. Если хотите получать деньги с карт или онлайн – нужно будет искать эквайринг.

Как самозанятые могут получать оплату от физлиц?

Любым способом, кроме перевода на расчетный счет. Вам отдают/пересылают деньги, вы пробиваете чек в «Моем налоге» – все. Если ваш бизнес предполагает получение большого числа переводов – можете подключить эквайринг, и банк будет формировать чеки за вас.

Обязательно ли выдавать чек?

Да, обязательно – поэтому вам и нужна ККТ в обязательном порядке. Если работаете строго онлайн – можно арендовать облачную онлайн-кассу, это выйдет дешевле.