Регистрация кассы в налоговой

Для расчетов наличными деньгами или платежными картами ООО и ИП должны установить кассу, которая регистрируется в налоговой. Если этого не сделать, ФНС наложит штраф.

Мы расскажем, как можно зарегистрировать кассу в налоговой для ИП и ООО, что для этого потребуется, какие допускают ошибки при регистрации и как их избежать.

Как зарегистрировать кассу в налоговой

Когда ООО или ИП осуществляют деятельность по продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг и производят расчеты наличными денежными средствами или с применением карт, потребуется купить контрольно-кассовую технику (ККТ). Чтобы иметь возможность ее применять, она в обязательном порядке регистрируется в ФНС.

Что потребуется

Вам потребуется приобрести ККТ с фискальным накопителем и заключить договор на техническую поддержку ККТ с уполномоченным лицом. Им является Центр технического обслуживания ККТ. Если вы подаете заявление онлайн, потребуется получить КЭП (оформляется через УЦ ФНС России или у доверенных лиц УЦ ФНС) и зарегистрировать на сайте ФНС личный кабинет.

Важно! Модель кассового аппарата нужно выбирать из Государственного реестра контрольно-кассовой техники, учитывая специфику деятельности компании.

Пошаговый план

Процедура состоит из нескольких последовательных этапов:

• Подача заявления.
• Заполнение особых параметров ККТ.
• Выбор оператора фискальных данных.
• ККТ присваивается регистрационный номер.
• Формируется отчет о регистрации ККТ.
• Получение карточки регистрации ККТ.
• ККТ регистрируется в ОФД.
• Начало работы.

Давайте подробнее рассмотрим каждый этап.

Подача заявления

Для подачи заявления нужно приготовить:

• паспорт ККТ;
• договор на техническую поддержку.

Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники оформляется по утвержденной приказом Минфина России, ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152 форме.

Оно содержит следующую информацию:

• Просьба зарегистрировать ККТ.
• Код ОКЭВД.
• Кем представлено заявление.
• Контактный номер телефона.
• Подтверждение достоверности представленных сведений.
• Информация о ККТ: код, место расположение (выбирается из справочника ФИАС).

Заявление заполняется на каждую единицу техники.

Подавать заявление можно лично в отделение ФНС, направить по почте или онлайн в личном кабинете на сайте www.nalog.ru (потребуется КЭП).

Также можно подать заявление на сайте ОФД. Процедура регистрации будет аналогичной процессу регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика.

Введение особых параметров применения ККТ

Особые параметры, это параметры, которые указываются дополнительно к стандартным, например, ККТ может быть предназначена для работы исключительно в автономном режиме, т. е. она расположена там, где нет сотовой связи.

Территория должна быть указана в утвержденном перечне, расположенном на сайте администрации района или города.

Выбор ОФД

Выбрать оператора фискальных данных (ОФД) нужно перед тем, как составлять заявление в ФНС. Им может выступать банк, оператор электронного документооборота или телекоммуникационная компания. Компании, как правило, формируют пакетные предложения, могут субсидировать покупку и обслуживание кассовых аппаратов своих клиентов, часто предлагают дополнительные услуги, поэтому следует внимательно ознакомиться с прайсом на их сайтах.

Список ОФД можно загрузить с сайта ФНС.Выбор можно сделать самостоятельно.

Регистрационный номер ККТ

После отправки заявления ФНС присваивает ККТ регистрационный номер.

Как это происходит:

• На сайте нужно нажать «Подписать и отправить».
• Анкета будет проверена ФНС.
• После успешной проверки у вас появится информация о регистрационном номере ККТ.

Следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД.

Отчет о регистрации ККТ

Далее нужно сформировать отчет в фискальный накопитель. Он формируется в кабинете ККТ и отправляется в налоговую.

Какие вносятся данные:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование пользователя;
• данные о ККТ, фискальном накопителе и иные необходимые сведения.

При личной подаче документов отчет формируется на бумажном носителе.

Получение карточки регистрации ККТ

После успешной регистрации в личный кабинет поступит карточка, после ее получения можно начинать работать с ККТ. Карточку может также выслать ОФД.

Если вы подавали заявление личным визитом, потребуется написать заявление в ОФД на получение карточки на бумажном носителе. Она будет предоставлена в течение 5 дней.

Важно! Карточка регистрации ККТ хранится у ООО или ИП по адресу, указанному в карточке в течение всего срока эксплуатации техники.

Регистрация ККТ в ОФД

Заключительным этапом является регистрация ККТ в ОФД. Это можно сделать онлайн в личном кабинете ОФД.

Начало работы

Осталось только сделать тестовую продажу, проверить отправку чека. Это можно сделать вличном кабинете ОФД.

После успешной проверки регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП или ООО будет завершена, и вы будете готовы начинать деятельность.

Частые ошибки при регистрации и пути их решения

Наиболее частыми ошибками являются неверное введение данных при заполнении сведений:

• расхождение между регистрационными данными и реальными настройками кассы;
• неправильное указание ОФД;
• ошибки при введении данных о ККТ, фискальном накопителе.

Исправление ошибок можно произвести через личный кабинет. Для этого нужно сформировать «Отчет об изменении параметров регистрации». Данные, которые вы введете в отчет, необходимо переслать в налоговую инспекцию не позднее следующего дня после формирования отчета.

Если вы ввели неверно регистрационный номер ККТ – это ошибка недопустима. Она приводит к необходимости замены ФН.

Часто задаваемые вопросы

Когда при расчетах наличными ККТ можно не применять?

Если вы оказываете услуги населению и выдаете в качестве подтверждения платежа документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Он приравнивается к кассовому чеку; если ИП применяет налоговый режим» Налог на профессиональный доход»; при осуществлении видов деятельности по перечню, определенному пп. 3-15 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

За сколько времени будет зарегистрирован кассовый аппарат, если это делать в отделении налоговой?

После получения бумажного заявления налоговый орган зарегистрирует кассовый аппарат в течение 5 рабочих дней.

Почему налоговая может отказать в регистрации?

Основные причины отказа в регистрации:

• Представлены не все необходимые документы.
• Для регистрации представлена модель ККТ, которой нет Государственном реестре контрольно-кассовой техники.
• Нет договора о технической поддержке.
• Присутствуют неисправности: нет марки-пломбы, отсутствует идентификационный знак, нет средств визуального контроля.
• Если обнаружено, что контрольно-кассовая техника находится в официальном розыске.

Нужно исправить недочеты и отправить документы на регистрацию повторно.

Подведем итоги

• Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО – это обязательная процедура для всех компаний, работающих с наличными денежными средствами или применяющими для расчетов платежные карты. Но есть некоторые исключения.
• Модели ККТ выбираются строго в соответствии с Государственным реестром контрольно-кассовой техники, который находится на сайте ФНС.
• Зарегистрируют кассу в любом отделении ФНС.
• ККТ можно зарегистрировать онлайн в личном кабинете на сайте налоговой службы, на сайте ОФД или при личном посещении налоговой, также возможно отправить документы по почте.
• Одновременно с регистрацией нужно заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных).
• Вводить данные следует очень внимательно, т. к. ошибки в заполнении при регистрации чреваты и могут привести к покупке нового ФН.
• Теперь вы точно сможете самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговых инспекциях.
• Если у вас возникли сложности можно обратиться в специализированные компании, которые оказывают подобные услуги. Если вы арендуете кассу, активация кассы может быть проведена арендодателем бесплатно.