Как оформить сотрудника в ИП

Чтобы вести бизнес официально, не боятся проверок надзорных органов, быть уверенным в правомерности своей деятельности, нужно работать в соответствии с требованиями Российского законодательства. Одним из них является официальное оформление работников, которые трудятся в вашем бизнесе.

Мы расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально в 2022 году, что для этого потребуется, какие ошибки допускают новички и как их избежать.

Зачем оформлять сотрудников официально

По закону трудовые отношения между работодателем и работником должны быть оформлены договором и производится соответствующие отчисления. При нарушении требований могут пострадать и работодатель, и наемный работник.

В договорах расписываются взаимоотношения между работником и ИП, их права и обязанности, ответственность. При совершении действий, нарушающих договор, и работодатель, и сотрудник могут подавать жалобы в трудовую инспекцию, оформлять иски в суд. Если работник работает неофициально, ни он, ни предприниматель не смогут привлечь другую сторону к ответственности при нарушениях.

Величина наказания также существенная:

• На ИП: налоговая накладывает штрафы в размере в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению по неуплаченным налогам; административная ответственность – штраф до 50000 рублей или замораживание деятельности до 90 дней; если выявлена крупная сумма ущерба, может быть уголовная ответственность в виде штрафа до 200000 рублей или лишение свободы до 2 лет.
• На работника: налоговая ответственность – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога НДФЛ, и взыскание всех неуплаченных сумм; при крупных сокрытиях налогов может быть предусмотрена уголовная ответственность; кроме того, он не зарабатывает себе на пенсию, не сможет рассчитывать на социальные выплаты.

Какой тип оформления выбрать

Предприниматель может выбрать два типа оформления сотрудников:

• По трудовому договору. Применяется в случае, если работник принимается на постоянную работу. В нем отображаются обязанности сотрудника, график работы, порядок предоставления отпуска, отгулов, и т. д.
• По гражданско-правовому договору (ГПД). Используется при произведении разовых работ или оказания услуг. В нем отображается информация, какие работы должны быть выполнены, в какой срок.

Для предпринимателя проще оформить ГПД, если в нем возложить обязанность уплаты страховых взносов на сотрудника, ему не потребуется регистрироваться в ФСС и платить взносы, не нужно предоставлять отпуск, оплачивать больничные и т. д. Однако, налоговая проверяет правомочность договоров между ИП и наемными работниками и, при обнаружении попытки обмана, будет наложен штраф в размере 10000рублей на каждого сотрудника, который оформлен неправильно.

План оформления

Давайте последовательно разберем, как оформить сотрудника в ИП правильно.

Что потребуется

Для того, чтобы у ИП появилась возможность официально принимать на работу сотрудников, потребуется составить штатное расписание и разработать формы договоров. Их можно бесплатно скачать на специальных порталах и адаптировать под свою деятельность.

Для оформления документов, ИП должен знать свой код ОКПО. Получить информацию можно на сайте на сайте Росстата. Потребуется ввести ИНН или ОГРИП.

Пошаговые действия

Предлагаем пошаговый план действий с подробным описанием каждого этапа.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – это документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках.

В штатное расписание вносятся все наемные работники, работающие по трудовому договору.

Оно запрашивается проверяющими органами при проверках и за его отсутствие величина штрафа составит 5000 рублей.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации.

Что должен содержать документ:

• Полные ФИО ИП.
• Наименование структурного подразделения (например, отдел кадров, бухгалтерия, финансовый отдел), если их нет, поле остается пустым.
• Если структурные подразделения есть, они нумеруются и проставляется номер (например, отдел кадров – 1, бухгалтерия – 2)
• Код должности по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ.
• Сколько работников будет в штате на этой должности, если вы планируете брать сотрудников на полставки, может быть не целое число.
• Величина оклада (не менее регионального МРОТ) и надбавки.
• Итоговая величина заработка.
• Примечание.

Документ подписывается ИП или руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, если они есть в штате.

После составления штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом в произвольной форме.

Ориентировочный текст приказа:

• Утвердить штатное расписание от 03.03.2022 года за №1.
• Срок действия штатного расписания – с 04.03.2022 г.
• Контроль за исполнением возлагаю на себя.

Подписывает приказ ИП.

Составление трудового договора

Будущий сотрудник для составления трудового договора предоставляет паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС, ИНН (при наличии).

Дополнительно отдельные категории работников должны предоставить:

• Военный билет.
• Документ об образовании.
• Медицинскую книжку.
• Справку об отсутствии судимости.

Трудовой договор должен содержать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Место и дата составления.
• ФИО ИП, его ИНН, ОГРН, реквизиты.
• ФИО, паспортные данные работника.
• Срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина и срок действия.
• Должность, профессия, специальность.
• Указание даты оформления на работу.
• Условия оплаты труда, порядок выплат и т. д.
• График работы и отдыха.
• Пункт про государственное обязательное социальное страхование работника.
• Особые условия работы: работа в офисе, разъездной характер, онлайн и т. д.
• Условия труда на рабочем месте.

Предприниматель может включить в договор дополнительные условия, например, информацию об испытательном сроке, предоставление льгот сотрудникам (например, оплата медицинских услуг, оплата посещений тренажерных залов и т. д.), должностные обязанности.

После составления договора, он распечатывается в 2-х экземплярах и передается на подпись работнику. После ознакомления и подписания один экземпляр остается у него, второй у ИП.

Оформление приказа о приеме на работу

Следующий шаг – нужно оформить приказ о приеме на работу сотрудника.

Приказ издается в соответствии с формой Т-1, ОКУД 0301001 унифицированных форм.

Заполнить его просто, нужно вписать все необходимые данные о работнике и подписать.

Запись в трудовой

Принимая первого сотрудника на работу, ИП должен отправить в ПФ отчет по форме СЗВ-ТД. Это необходимо сделать на следующий рабочий день после оформления Приказа о приеме на работу. Сегодня он заменяет запись в трудовую книжку, но, если работник настаивает, можно внести запись в трудовую.

При применении бумажных трудовых книжек потребуется завести для них книгу учета и заполнить ее.

Заведение личной карточки работника

Личная карточка – это досье на работника с полной информацией о нем, включая семейное положение. Сюда заносятся все приказы, касающиеся его деятельности, переводы, награждения, и т. д. Карточка подписывается работником, хранить ее нужно в бумажном виде.

Шаблон карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002 в унифицированных формах.

Карточка должна вестись в обязательном порядке. Ее проверяют трудовые инспекции и в случае отсутствия штраф составит 5000 рублей.

Регистрация в ФСС

Для оплаты обязательных взносов предприниматель должен зарегистрироваться только в ФСС, в остальных фондах постановка на учет производится автоматически, сразу после получения статуса ИП.

Это необходимо сделать в течении 30 дней после приема на работу первого работника.

Документы подают в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Это можно сделать лично, через портал Госуслуг или отправить почтой.

Какие потребуются документы:

• Паспорт и копии его страниц (если документы подаются лично).
• Заявление о регистрации в качестве страхователя-физ. Лица по утвержденной Приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215 форме.
• Копии трудовых книжек сотрудников или трудовых договоров.

Ошибки новичков и пути их решения

При первом приеме на работу индивидуальные предприниматели могут сделать ошибки, которые грозят наложением штрафов.

Мы собрали наиболее типичные:

• Не оформляются приказы на утверждение штатного расписания.
• Предприниматель по ошибке вносит себя в штатное расписание. Это неправильно, по законодательству он не может считаться наемным работником в собственном бизнесе.
• Не заводится книга учета трудовых книжек.
• Личная карточка работника не редактируется и не пополняется.

Прием на работу сотрудников – дело ответственное, нужно внимательно относится к требованиям законодательства, тогда вы будете уверены при проверках контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы

Надо ли прикладывать к документам в ФСС выписку ЕГРИП или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе?

В обязательном порядке нет, но вы это можете сделать на свое усмотрение.

Подведем итоги

• Сотрудников ИП нанимать может, но они должны быть трудоустроены в официально.
• Процедура состоит из нескольких последовательных этапов, которые необходимо выполнить все.
• Принять сотрудника можно по трудовому или гражданско-правовому договору.
• Микропредприятия, в т. ч. маленькие ИП, могут обойтись без оформления некоторых кадровых документов, например, без правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности, положения об оплате труда, премировании.
• Однако основные документы: договора, приказы, штатное расписание, инструкции по охране труда, должны быть в обязательном порядке.
• Теперь вы знаете, как оформить кадровые документы на сотрудника ИП и сможете с помощью нашей инструкции это сделать самостоятельно.