Виды планирования

Хорошо проработанный план действий служит качественной опорой в любой сфере. Однако иногда недостаточно расписать на бумаге шаги реализации какого-либо проекта и озаглавить всё это как план. При разработке качественного проекта, реализация которого должна привести к хорошему результату, нужно уделить должное внимание составлению плана и выбрать правильный его вид, чтобы максимально эффективно реализовывать задуманное. О том, какие виды планирования существуют, расскажем в статье.

Планирование — что это, понятие

Планирование — это пошаговый метод распределения и актуализации времени и других ресурсов, а также приоритизации целей и задач, необходимых для реализации задуманного. Планирование является ключевым этапом в осуществлении деятельности, направленной на извлечение выгоды. Иными словами, это структуризация, актуализация и верификация шагов и ресурсов, необходимых для реализации задуманного.

Планирование имеет довольно широкое применение: от личных планов на день/месяц/год до планов в масштабах крупной IT-компании по разработке нового современного ПО. Конечно, то, что подойдёт для планирования личных дел, совсем не подойдёт крупному бизнесу, по этой причине и существуют различные виды планирования.

Представим, что компания хочет увеличить свои продажи на 20% в следующем году. Для этого она может построить планирование следующим образом:

• Определить цель.
• Изучить конкурентов и потребности клиентов.
• Разработать стратегию.
• Выделить бюджет на маркетинг и обучение сотрудников.
• Определить сроки и ответственных за выполнение задач.

Получается, что разница между планированием в компании и личным планированием выражается в первую очередь в масштабе, цели и ресурсах. Однако в обоих случаях планы строятся по единым принципам.

Виды планирования

Планирование — это комплексный и ответственный процесс. Оно различается не только по принципу «личный-корпоративный». Его также разделяют по признакам долгосрочности, по обязательности, по степени охвата и, конечно, по объектам планирования. Далее расскажем о самых распространённых типах планирования.

Краткосрочное

Краткосрочное планирование, как правило, нацелено на достижение конкретной цели в ближайшее время, обычно от нескольких дней до нескольких месяцев. Оно помогает оперативно реагировать на изменения и достигать результатов в обозримом будущем. Чаще всего краткосрочные планы связаны с личными делами, расписанием, графиком встреч и т.д. Также краткосрочное планирование может быть связано с запуском нового продукта на рынке. В этом контексте оно включает в себя ряд конкретных действий, направленных на успешное внедрение продукта.

Долгосрочное

Долгосрочное планирование соответственно предполагает достижение цели за бОльший срок. При помощи долгосрочного планирования возможно определить приоритеты развития, разработать долгосрочную стратегию. Иными словами, долгосрочное планирование более глобальное и в какой-то степени абстрактное, если не включать в него структуризированные элементы. Нередко долгосрочное планирование включает в себя разработку стратегического плана развития компании на период от 5 до 10 лет.

Стратегическое

Стратегическое планирование — это процесс определения направления развития компании, который обычно выполняют ее руководители. Этот процесс включает в себя установление приоритетов и принятие решений о том, как будут распределяться ресурсы, с целью поддержки выработанной концепции. Одним из главных принципов стратегического планирования является создание концепции долгосрочного видения компании и её основной миссии, которые служат основой для всех последующих решений. В рамках стратегического планирования также принимаются решения о том, как будут распределяться финансовые, человеческие и технологические ресурсы для поддержки стратегии.

Оперативное

Оперативное планирование предполагает процесс разработки детализированных целей и задач, которые необходимы для реализации стратегических целей компании на краткосрочной основе. Оно фокусируется на конкретных действиях, необходимых для достижения целей, установленных в рамках стратегического планирования и миссии компании. Оперативное планирование разбивает стратегические цели на конкретные, измеримые задачи, которые нужно выполнить в определенные сроки. Иными словами, оперативное управление является частью и дополнением стратегического планирования, однако в отличие от стратегического плана, оперативный план показывает, как именно вы будете реализовывать свою стратегию на практике, месяц за месяцем и неделя за неделей. Это требует координации людей, распределения времени и бюджетов между командами и, возможно, между различными отделами.

Принципы эффективного планирования

Для того чтобы максимально использовать всю эффективность планирования, необходимо руководствоваться рядом принципов, которые практически универсальны для любого типа планирования. Благодаря соблюдению этих принципов вы сможете достичь заметного результата за максимально короткие сроки.

Целенаправленность

Принцип целенаправленности в контексте планирования означает, что все действия и ресурсы, задействованные в процессе планирования, должны быть направлены на достижение конкретных целей и задач.

Рациональность

Принцип рациональности предполагает выполнение действий, которые действительно важны для достижения цели. Иными словами, нужно выполнять то, что даёт видимый результат и способствует развитию.

Непрерывность

Принцип непрерывности в системе планирования подразумевает, что процессы, действия и изменения должны происходить последовательно. С одной стороны, это значит, что компания должна придерживаться точного и жёсткого структурного плана, с другой стороны, быть готовой к изменениям и внедрению новшеств. 

Контроль и фиксация

Принцип контроля и фиксации подразумевает важность постоянного наблюдения за процессами и результатами в организации, компании или в повседневной жизни. Это не значит, что руководством должны фиксироваться исключительно негативные аспекты выполнения плана. Этот принцип, в первую очередь, про справедливость и баланс. Компания должна замечать, в том числе и положительные изменения.

Методы планирования

Помимо принципов, существуют методы планирования. По сути это инструменты, помогающие эффективно пользоваться планированием и упрощающие многие процессы. Рассмотрим два основных и наиболее популярных метода.

Метод Эйзенхаузера

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для управления временем и приоритезации задач, который помогает определить, какие дела требуют немедленного внимания, а какие можно отложить или делегировать. Она была названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США.

Матрица распределяет дела по четырём категориям и помогает грамотно сортировать планы по важности:

• Важно и срочно — сделать в кратчайшие сроки.
• Важно и несрочно — может не иметь чётких сроков, но крайне важно для развития.
• Неважно и срочно — нужно делегировать.
• Неважно и несрочно — реализовать в свободное время.

Метод Парето

Метод Парето, также известный как правило 80/20, основан на принципе, согласно которому 80% результатов часто приходят от 20% усилий. Этот метод был назван в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето. Для того чтобы реализовать данный метод, выделите 20% задач, которые наиболее важны для достижения ваших целей. Сосредоточьтесь на их выполнении в первую очередь.

Приоритизация

Приоритизация в планировании — это ключевой аспект эффективного управления временем и задачами. Чтобы успешно расставить приоритеты, важно определить наиболее актуальные задачи и организовать их по порядку важности и срочности. Начните с ясного понимания своих краткосрочных и долгосрочных целей.

Проанализируйте каждую задачу на предмет её важности и срочности. Можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Помните, что приоритеты могут меняться, поэтому важно регулярно пересматривать свои списки и корректировать их в зависимости от новых обстоятельств.

Разберём примеры планирования

Планирование, как уже неоднократно повторялось в статье, может быть самым разным: от довольно привычного всем ведения записей в заметках до разложения планов по матрице. Далее разберём несколько примеров планирования на конкретных кейсах.

Предположим, у вас есть несколько задач на грядущую неделю. Вы выписываете их и распределяете по матрице Эйзенхаузера, получается примерно так:

• Подготовить отчёт для клиента (срочно и важно).
• Участвовать в совещании смежного отдела (срочно, но неважно).
• Прочитать книгу по саморазвитию (важно, но несрочно).
• Ответить на электронные письма (несрочно и неважно).

Исходя из этого, вы и строите свои планы и рабочее расписание.

Если же речь идёт о краткосрочном планировании, то можно воспользоваться очень известным методом Pomodoro. Например, если вашей целью на ближайшие несколько часов является срочное написание статьи, чтобы успеть к дедлайну, то попробуйте следующий метод планирования:

• Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на написании статьи.
• После завершения сделайте 5-минутный перерыв.
• Затем поработайте ещё 25 минут.
• Сделайте ещё один перерыв и т.д.

Советы по планированию

1. Устанавливайте приоритеты. Для этого используйте метод Эйзенхауэра или другие подходящие вам методы для определения важности и срочности задач.
2. Разбивайте задачи на подзадачи. Делите крупные проекты на более мелкие шаги, чтобы вам было легче отслеживать прогресс и корректировать недочёты.
3. Используйте календарь и систему дедлайнов. Записывайте важные сроки и встречи, чтобы не упустить их из виду, не пытайтесь уложить всё в своей голове. Полагаться на память при решении множества задач — плохая идея.
4. Регулярно пересматривайте планы. Выделяйте время для оценки выполненных задач и корректировки планов, чтобы оставаться на правильном пути и следовать миссии организации.

Ошибки планирования и пути их решения

Вопросы и ответы о планировании

Мне не нравится строить планы: ни рабочие, ни личные. Можно ли обойтись без них?

Скажем честно, да, это возможно. Планирование — лишь вспомогательный инструмент. В некоторых случаях отсутствие планов может улучшить ситуацию. Так, отсутствие строгих рамок может способствовать развитию креативного мышления. Со временем также развивается отличная способность к импровизации. Однако без планов можно легко потерять фокус и не достичь желаемых целей, а спонтанные решения могут привести к неэффективному использованию времени и ресурсов.

Есть ли какие-то альтернативы планированию?

Непосредственно альтернатив нет, но существуют варианты более расслабленного и адаптивного планирования. Вместо детального плана создавайте списки дел, которые можно менять по мере необходимости. Постарайтесь сосредоточиться на текущих приоритетах, а не на долгосрочных целях. Установите общие ориентиры, но оставьте пространство для изменений.

Чем планирование отличается от прогнозирования?

Планирование и прогнозирование действительно похожи в некоторых аспектах, но в целом, это два разных процесса. Так, планирование включает в себя установление конкретных целей и задач, стратегии для достижения этих целей, включая определение необходимых ресурсов и действий. Прогнозирование, в свою очередь, связано с предсказанием будущих тенденций, событий или условий на основе анализа данных и информации. Если объяснять ещё проще, то планирование фокусируется на том, как достичь целей, а прогнозирование — на том, что может произойти в будущем.

Вывод

• Планирование — это подробный метод распределения и актуализации времени и других ресурсов, а также приоритизации целей и шагов, необходимых для реализации задуманного. Планирование является ключевым этапом в осуществлении деятельности, направленной на извлечение выгоды.
• Планирование разделяют по признакам долгосрочности, по обязательности, по степени охвата и, конечно, по объектам планирования.
• Для того чтобы максимально использовать всю эффективность планирования, необходимо руководствоваться рядом принципов, которые практически универсальны для любого типа планирования. Благодаря соблюдению этих принципов вы сможете достичь заметного результата за максимально короткие сроки.