Что такое управление проектами – расскажем и покажем

Рассмотрим, что такое управление проектами или project management, почему каждому проекту нужен менеджер, сложная ли профессия проектного менеджера и как ей можно обучиться.

Управление проектами – что это

Проект – это набор задач, которые нужно выполнить в определенное время. Задачи внутри проекта имеют одну цель – создать новый продукт, услугу и т. д.

Управление проектами необходимо для организации работы специалистов, чтобы обеспечить эффективность выполнения проекта и хороший результат.

Отличия от традиционного менеджмента

Проектный менеджмент имеет несколько отличий от стандартного управления:

Зачем проекту нужен менеджер

Управление проектами позволяет добиться стратегических целей. Данный метод менеджмента позволяет определить задачи, которые важны для развития компании, а также распределить и направить ресурсы для их выполнения.

Проектный менеджер нужен, чтобы делить рабочий процесс, контролировать бюджет, дедлайны и результаты работы на каждой стадии. Затем специалист анализирует результаты по процессам отдельно и для всего проекта. В целом, менеджер необходим для контроля выполнения проекта.

Методологии и стандарты управления проектами

Существует три основных стандарта управления проектами:

• Общественные. Создаются и используются специалистами.
• Корпоративные. Создаются и применяются в одной компании.
• Частные. Создаются и используются для определенных проектов.

Различают международные стандарты, которые описывают принципы управления проектами в разных странах. Одним из самых распространенных является стандарт PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Он востребован в более чем 160 странах.

В стандарте есть руководство по управлению, а также указано описание всех терминов.

Выбор методологии

Для выполнения задач проектного управления применяются разные методы. Методология – это не то же самое, что стандарты. Они описывает не только термины и особенности управления, а предлагает план, по которому можно выполнять работу. Методология определяет направление, в котором будет проводиться работа.

Есть несколько основных методов проектного менеджмента: Waterfall, Agile, Scrum, Kanban. Рассмотрим их подробнее.

Waterfall

Каскадная модель, в которой все стадии выполняются в определенной последовательности, по составленному плану. К примеру, разработка высокотехнологичного продукта по методу Waterfall состоит из таких стадий: аналитика, создание проекта, разработка продукта, выполнение тестов, эксплуатации и техническая поддержка.

Преимущество этой методологии – почти нет непредсказуемых факторов, так как каждая стадия заранее продумывается и фиксируется. Минус – применяется только для проектов, у которых требования известны сразу и не нужно корректировать задачи при выполнении работы.

Agile

Одна из лучших методик, которая отличается гибкостью. Для этого подхода важна качество продукта. По этому причине специалисты, которые работают по этой методологии, всегда контактируют с заказчиком, способны менять и дорабатывать проект при его выполнении. Обычно данная система применяется в области высоких технологий, где есть небольшие команды сотрудников, выполняющих творческие задачи – в сфере, где важна возможность изменения методов управления проектом.

Scrum

Ответвление методологии Agile, в котором тоже важен результат. Задачи выполняются во время небольших периодов – спринтов. Во время каждого спринта подготавливается часть продукта, которая тестируется и демонстрируется клиенту. Затем, с учетом рекомендаций заказчика, продукт меняется и дорабатывается что делает работу более эффективной.

Kanban

Еще одно ответвление Agile-подхода. Методология применяется для равномерной загрузки сотрудников, чтобы не перегружать их. Это тоже делает управление проектом более эффективным.

Особенность методологии – использование визуализации. Для этого применяется доска или сервисы наподобие Trello. Управление выполняется в несколько стадий.

В визуальном отображении это выглядит в виде столбцов «сделано», «в работе», «готово», в которые добавляются задачи.

Инструменты управления проектом

Для более простой и комфортной работы с проектами есть различные сервисы и ПО. Эти средства позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Наиболее востребованные инструменты:

• Битрикс24 – продукт российского производства, который совместим с методологией Kanban и диаграммой Ганта. Средство позволяет выполнять эффективную фильтрацию в задачах.
• Jira – инструмент для определения ошибок в коде программ. Но многие компании применяются его при управлении проектами. Продукт совместим с методологиями Scrum и Kanban.
• Asana – это средство для управления командными проектами. Имеется много тегов для оптимизации работы. Позволяет одной команде выполнять управление несколькими проектами.

Роли в проекте

В проекте у сотрудников есть определенные задачи. С учетом выполняемых задач отличается и роль в команде:

• Заказчик. Необходим для утверждения требований и проверки результатов. Также может менять приоритеты.
• Спонсор. Выполняет согласование целей, бюджета и сроков работы, а также производит выделение необходимых ресурсов.
• Руководитель или проект-менеджер. Занимается распределением обязанностей, контролем выполнения требований. Он строит рабочий процесс: подготавливает план, составляет команду, корректирует работу.

Один из ключевых моментов – грамотная организация работы специалистов в команде.

Для создания продуктивного коллектива руководитель должен ориентироваться на данные специалистов (их опыт, навыки, личные качества). С учетом этих параметров он определяет их роли в команде. Возможны и такие роли:

• Председатель. Указывает направление, контролирует использование ресурсов.
• Исполнитель. Занимается выполнением рутинных задач.
• Формирователь. Способствует тому, чтобы команда активно действовала в общей работе, делает акцент на деталях, задает рамки обсуждения.
• Генератор идей. Творческий человек, которые придумывает что-то новое, способен своими идеями выполнять нестандартные задачи.
• Оценщик. Анализирует проведенную работу, идеи и решения, чтобы работа команды была более эффективной.
• Коллективист. Поддерживает рабочую атмосферу в команде, настроение. Может помогать начинающим специалистам.

Какой должна быть команда в идеале – определить сложно. Каждая команда формируется в зависимости от особенностей проекта. Какие-то специалисты могут пополнять команду, а какие-то могут быть не нужны для определенного проекта.

Этапы управления проектом

Работа над проектом – это сложная задача, которая состоит из разных действий. Объем и сложность задач формируются с учетом вида проекта. Так, строительный проект и проект по созданию мобильного приложения – это проекты из двух совершенно разных областей. Но основные моменты, стадии развития у всех проектов примерно одинаковые.

Инициирование

На данной стадии указывается цель работы, выбирается руководитель, проводится примерный расчет бюджета. Все эти шаги – базовые, и затем параметры могут меняться при выполнении проекта.

Но чем больше проект, тем важнее качественная инициация.

Планирование

На этой стадии определяется, как будет реализовываться проект. Выполняется такая работа:

• Определяется точное содержание проекта.
• Указываются необходимые работы.
• Проводится расстановка приоритетов.
• Продумываются критерии оценки работы.
• Распределяется бюджет.
• Определяются сроки.
• Формируется команда.
• Продумывается система контроля.

Важная задача этой стадии – не только подготовить план для работы, но и определить возможные подводные камни, и с учетом этого подкорректировать проект, чтобы недочеты не снизили сильно эффективность работы или не отразились на проекте вовсе.

Выполнение проекта

Далее начинают выполняться задачи согласно плану. Здесь требуется грамотная организация работы в команде. Нужно распределить роли и задачи, которые специалисты будут выполнять. Важно обеспечить максимальную продуктивность команды.

Мониторинг и контроль

Важно контролировать каждую стадию проекта, выполнять мониторинг, чтобы исключить ошибки, определить точки их возникновения. Это делает работу над проектом более эффективной.

Для контроля в проектном менеджменте используются автоматизированные системы, например, CRM.

Закрытие проекта

На данной стадии выполняется оформление документов, а результаты отправляются заказчику. Производится оценка результатов работы с учетом обратной связи от заказчика.

Работа менеджером проектов

Проектный менеджер – востребованный специалист, который может понадобиться в любой компании. Рассмотрим, какими навыками нужно обладать, какие плюсы и минусы имеет профессия и как на нее можно обучиться.

Требования

Для проект-менеджера важны такие компетенции:

• Опыт. Чем больше у специалиста навыков, тем лучше он понимает, как управлять бюджетом, работать с командой и решать задачи.
• Хорошая теоретическая база в области проектного управления и личные качества (например, стратегический склад ума).
• Знание технических аспектов работы над проектом. Проект-менеджер способен выполнить настройку всех процессов, он хорошо разбирается в области, в которой выполняется проект (например, в отрасли высоких технологий). Благодаря пониманию внутренних моментов специалист может выполнять эффективное управление проектом. Он сразу знает, где могут быть ошибки и недочеты, и на каких моментах сделать акцент еще во время планирования.
• Коммуникабельность. Необходимо уметь работать с людьми.
• Лидерские качества. Проект-менеджер должен иметь навыки управления командой специалистов.
• Личные качества. Необходимо иметь стратегический склад ума, быть стрессоустойчивым, способным выполнять сразу много задач.

Плюсы и минусы

Можно выделить такие преимущества профессии проектного менеджера:

• Возможность карьерного роста и перспективность профессии.
• Возможность работы с интересными, творческими людьми.
• Постоянное самосовершенствование. Работать не скучно, всегда есть что-то новое, чему можно обучиться.
• Хорошая зарплата.

Есть у профессии и недостатки:

• Работа сложная, график часто непонятный, иногда нужно работать практически сутками. Поэтому важно любить заниматься своим делом.
• Высокая ответственность. Менеджер проектов руководит командой, и их недочеты – это недочеты руководителя.

Где учиться

Лучше всего учиться основам управления проектами на специальных онлайн-курсах. Их преимущество в том, что они подготавливаются специалистами отрасли. После некоторых курсов возможно трудоустройство. Также на них вы подготавливаете один или несколько проектов, которые затем можно использовать в своем портфолио.

Курс «Менеджер проектов» от Skillbox

Курс «Менеджер проектов» от Нетология

Курс «Менеджер проектов (Оптимальный)» от Eduson Academy

Существует довольно много курсов проект-менеджера, поэтому несложно подобрать вариант, оптимальный по стоимости, длительности и сложности.

FAQ

Сложно ли стать проектным менеджером?

Профессия сложная, и для обучения ей требуется не меньше 12 месяцев. В ней важен опыт, поэтому чем раньше вы начнете работать даже в небольшой компании, тем лучше будете приобретать необходимые навыки. Главное для этой профессии, как и для любой другой – увлеченность делом, тогда она не будет казаться такой сложной.

Какая зарплата проектного менеджера?

Все зависит от региона, компании и отрасли, в которой создаются проекты. Зарплата начинающего специалиста составляет примерно 40 – 60 тыс. руб. Менеджера с опытом 2-3 года – 70 – 100 тыс. руб.

Сложно ли найти работу проектному менеджеру?

Во-первых, можно найти курс, на котором помогают с трудоустройством. Во-вторых, различные проекты – это основа любой компании, поэтому профессия довольно востребована. Даже начинающий специалист может найти работу. Лучше начинать с должности стажера, чтобы постепенно приобрести необходимые навыки.

Подведем итоги

• Project management обеспечивает их эффективное выполнение. Без качественного менеджмента работа над проектом становится менее качественной.
• Проектный менеджер – это специалист, который выполняет управление проектом: руководит командой специалистов, общается с заказчиками, контролирует рабочие процессы.
• Существуют разные методологии управления: Waterfall, Agile, Scrum, Kanban. Выбор зависит от особенностей проекта и отрасли, в которой работает компания.
• В любой сфере проект состоит из нескольких основных стадий: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль.
• Для обучения профессии проектного менеджера лучше всего подходят онлайн-курсы. Уровень зарплаты зависит от опыта. Специалист с опытом 2-3 года имеет зарплату около 100 тыс. руб. Она может быть и выше, в зависимости от компании и сложности проекта.