Тайм-менеджмент – лучшие методики

Тайм-менеджмент представляет собой набор навыков и умений, позволяющих планировать и управлять временем работы – как собственным, так и персонала предприятия. Его грамотное применение на практике позволяет повысить эффективность и отдачу и от конкретного сотрудника, и от бизнеса в целом. Поэтому имеет смысл рассмотреть, что такое тайм-менеджмент, в чем заключаются его основные принципы и каковы наиболее популярные методы из числа применяемых в реальной жизни, более внимательно.

Тайм-менеджмент

Термин «тайм-менеджмент» является русскоязычной калькой с английского Time Management, что дословно переводится как управление временем. Такой перевод достаточно точно отражает суть понятия. Она состоит в умении планировать и организовывать рабочее время таким образом, чтобы добиться максимально возможной эффективности от расходования этого критически важного, но всегда ограниченного ресурса.

При этом не имеет особого значения, идет ли речь о деятельности одного человека или многочисленного рабочего коллектива.

Хотя в первом случае применить тайм-менеджмент намного проще, общие принципы остаются неизменными.

Зачем он нужен?

Необходимость тайм-менеджмента в современных условиях не подвергается сомнению. Главная причина его востребованности предельно проста и уже упоминалась выше – ограниченность временного ресурса. Именно время часто становится ключевым лимитирующим фактором на пути решения задач, стоящих перед человеком или компанией.

Эффективное практическое использование тайм-менеджмента позволяет достичь множества целей, среди которых:

• снижение напряженности и снятие стресса;
• контроль успешного решения промежуточных задач на пути к главной;
• эффективная организация работы с резким повышением отдачи;
• работа с акцентом на главные цели без отвлечения на вспомогательные или неважные;
• повышение уровня удовлетворенности от профессиональной деятельности;
• выделение больше времени на увлечения, хобби, отдых и полноценное восстановление.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько наиболее популярных методик тайм-менеджмента. Они заметно отличаются друг от друга, но в большинстве случаев базируются на нескольких общих принципах. Поэтому целесообразно перечислить каждый из них с небольшим комментарием.

Мотивация

Принцип мотивации основан на том, что одни задачи решаются быстро и легко, а другие – с трудом и медленно. При этом вторые могут оказаться намного важнее. Проще и правильнее всего исправить ситуацию за счет мотивации работника. Она приобретает самую разную форму – от подарка после успешного решения задачи до публичного оглашения намеченных планов, когда их срыв принесет ущерб репутации сотрудника.

Планирование

Разработка плана – краеугольный камень тайм-менеджмента. Он представляет собой главную цель, которая разбивается на несколько этапов в виде более мелких задач, причем с разным приоритетом. На реализацию каждого отводится определенное время.

Важно соблюдать баланс между детализацией плана и временем, которое тратится на его составление. Для этого необходимо следовать нескольким несложным правилам:

1. План оформляется письменно.
2. Он составляется в ежедневном режиме.
3. Нужно избегать мультизадачности и заниматься выполнением одного дела.
4. При необходимости допускается вносить в план корректировки с учетом изменившейся ситуации и приоритетов.
5. Если задача может быть решена на следующий день при наличии других, более приоритетных, имеет смысл отдать предпочтение им.

Структурирование

Данный принцип подразумевает максимально возможное структурирование сложных задач посредством разделения на более простые и менее трудозатратные. Это позволит эффективно расходовать время и последовательно переходить от решения одной к решению другой.

Расстановка приоритетов

Каждая задача ранжируется с точки зрения приоритетов. Главными из них являются два – срочность и важность. Самым популярным способом их определения выступает так называемое SMART-проектирование. Оно предусматривает четкое формулирование целей, каждая из которых должна быть:

• конкретной;
• измеримой;
• достижимой за определенный временной период;
• актуальной;
• срочной, то есть предусматривающей некоторый объем трудозатрат.

Если цель имеет описанные характеристики, она с легкостью ранжируется. Результатом становится присвоение определенного приоритета, в зависимости от которого работник приступает к ее решению.

Рационализация

Самый простой способ сделать поведение сотрудника рациональным – это избавиться от вредных привычек и привить полезные. К числу первых относятся:

• курение;
• употребление алкоголя;
• «зависание» в социальных сетях;
• недостаточный сон и т.д.

В качестве полезных привычек можно выделить такие:

• планирование рабочего времени, в том числе – с использованием различных гаджетов;
• планирование и контроль над семейным бюджетом;
• регулярные спортивные или физкультурные тренировки;
• вечерняя прогулка перед сном и т.д.

Делегирование задач

Эффективность квалифицированного и ценного сотрудника возрастает, если он занимается решением приоритетных задач. Второстепенные могут быть переданы менее опытному работнику, способному справиться с ними. Такое распределение посредством делегирования позволит увеличить отдачу от каждого из сотрудников и персонала в целом.

Анализ

Аналитическая работа должна стать перманентной, то есть регулярной и циклической. Каждый сотрудник обязан анализировать сделанное, что позволит оценить собственную эффективность, обнаружить слабые и проблемные места, после чего устранить их по мере возможности.

Отдых и восстановление

Добиться высокой производительности труда без полноценного восстановления невозможно. Поэтому отдыху следует уделять достаточно внимания и, что особенно важно, времени. Несмотря на некоторую парадоксальность данного утверждения, его справедливость давно и многократно доказана на практике.

Методы тайм-менеджмента

Количество разнообразных методов тайм-менеджмента, эффективность которых проверена и доказана в рамках практической бизнес-деятельности, достаточно велико. Некоторые из самых распространенных заслуживают отдельного и более внимательного рассмотрения.

Техника Эйзенхауэра

Методика имеет в названии фамилию 34-го президента США. Это объясняется тем, что она разработана бизнес-тренером Стивеном Кови на основании цитаты Эйзенхауэра и заключается в разделении задач на 4 категории:

• выполняемые немедленно – срочные и важные;
• выполняемые позднее – важные, но несрочные;
• отнимающие полезное время – неважные, но срочные;
• задачи с нулевой или близкой к нулю ценности – несрочные и неважные.

Главной целью работника должно стать приоритетное решение задач из первой категории. При этом необходимо в обязательном порядке выделять часть времени на вторую группу целей. Третья должна быть делегирована специалистам с меньшей квалификацией. Четвертая попросту не заслуживает внимания.

Принцип Парето

Одна из самых популярных методик, суть которой заключается в следующем правиле: 80% результата достигается за счет 20% усилий. Логичным следствием становится необходимость выделения наиболее результативных действий и выполнение их в первую очередь.

Такой подход позволяет кратно повысить отдачу от сотрудника без каких-либо дополнительных расходов.

Pomodoro (метод помидора)

Разработан Франческо Чирилло в ходе подготовки к экзаменам. Суть метода заключается в разделении времени на несколько циклов. Сначала нужно 25 минут интенсивно работать, затем 5 минут отдыхать. После четырех таких повторов дается еще 15-30 минут отдыха. Общая схема показана на скриншоте.

Методика считается универсальной и базируется на физиологических особенностях организма человека. Указанные интервалы труда и отдыха позволяют добиться сначала максимальной производительности, а затем – полноценного восстановления работоспособности. Популярность Pomodoro привела к тому, что сегодня выпущено несколько специализированных приложений для iOS, Android и Windows, которые предназначены для контроля времени в соответствии с данной методикой.

18 минут

Еще одна интервальная методика, позволяющая оптимизировать расходование временного ресурса. Она предусматривает следующие обязательные мероприятия:

• перед началом работы выделение 5 минут на составление плана;
• в течение дня – отведение 1 минуты по итогам каждого часа на анализ сделанного;
• после окончания работы дальнейшие 5 минут составляется итоговый отчет за день.

Название метода показывает, сколько именно минут требуется выделить ежедневно за планирование и анализ рабочего времени. Несмотря на кажущуюся простоту и необременительность, при грамотном применении данный способ тайм-менеджмента дает неплохие результаты. Тем более – с учетом возможности его использования на более долгосрочную стратегическую перспективу. Например, так, как показано на фото.

В завершении раздела имеет смысл перечислить еще несколько широко распространенных методик управления временем:

1. POSEC. Напоминает популярную пирамиду потребностей Маслоу. Включает пять пунктов с расстановкой приоритетов и исключением ненужных/несрочных задач.
2. COPE. Еще одна методика, название которой представляет собой аббревиатуру. Она образована из первых букв ключевых действий пользователя – от обозначения целей до работы над приоритетными задачами.
3. 10 минут. Метод используется для задач, решать которые не хочется, но нужно. Предлагается отвести на это 10 минут, после чего перейти к другой с возможностью вернуться к текущей по истечении определенного времени.

Приложения и сервисы для управления временем

Разработчики программного обеспечения выпустили немало продуктов, ориентированных на использование в рамках тайм-менеджмента. Причем их количество постоянно растет. Перечислим некоторые из наиболее популярных:

1. Any.do. Удобный планировщик времени, выпускаемый в двух версиях – полноценной платной и ограниченной по функционалу бесплатной. Основные преимущества – большой набор возможностей, удобный интерфейс и кроссплатформенность (iOS, Android).
2. Todoist. Основной конкурент предыдущего приложения. Не уступает по функционалу, хотя требует больше времени для освоения. Отличительная черта – удобные шаблоны, которые упрощают составление плана и списка задач.
3. Мои дела: Планировщик задач. Универсальный сервис для управления временем, рассчитанные на мобильные устройства, использующие Android. Имеет как платную, так и бесплатную версию.
4. Microsoft To-Do. Кроссплатформенное приложение, эффективно работающее со всеми основными операционными системами. Имеет гибкие настройки, большой набор вариантов оформления и дружелюбный интерфейс.
5. Google Календарь. Простой, удобный и надежный планировщик времени, который с легкостью синхронизируется практически с любыми приложениями, включая перечисленные выше.

Книги и медиа о тайм-менеджменте

1. Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей».
2. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент».
3. Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра».
4. Эс Джей Скотт «Новый год прокрастинатора».
5. Максим Дорофеев «Джедайские техники».
6. Майкл Бреус «Всегда вовремя».
7. Мортен Хансен «Мастер своего дела».
8. Люси Джо Палладино «Максимальная концентрация».
9. Францеско Чирилло «Метода Помидора».

Мифы о тайм-менеджменте

Как и любые другие методики управления, тайм-менеджмент быстро оброс набором мифов, которые кочуют из одного информационного или тематического материала в другой. Поэтому целесообразно перечислить самые распространенные из них с пояснением, почему данное утверждение не имеет ничего общего с действительностью.

1. Тайм-менеджмент делает из работника робота. В реальности сотрудник получает больше свободы. Хотя бы в плане отдыха и восстановления. Другими словами, он как раз перестает быть роботом и автоматически выполнять какую-то работу, сам планирует свой день и высвобождает время для каких-то иных занятий, помимо профессиональной деятельности.
2. Тайм-менеджмент – это про деньги. С этим мифом все просто. Тайм-менеджмент ориентирован на достижение целей и рациональное расходование такого важного ресурса как время. Побочным результатом вполне может стать увеличение зарплаты. Но именно побочным, но никак не основным.
3. Тайм-менеджмент – это происки так называемых инфоцыган. Проблема низкой квалификации значительной части преподавателей на разнообразных курсах личностного роста, в том числе – связанных с тайм-менеджментом, существует. Но она решается достаточно просто: внимательным изучение информации о подобных программах, что позволяет быстро и без проблем найти по-настоящему ценные.
4. Творческий человек не должен планировать работу. Классический миф, который базируется на избранности творцов. На самом деле, любая работа, если речь идет о каждодневном труде, нуждается в управлении временем. Даже написание книги или музыкального произведения. Когда речь идет о профессиональной деятельности, тайм-менеджмент наверняка окажется очень полезным.

FAQ

Что такое тайм-менеджмент?

Это набор навыков и средств, ориентированных на эффективное расходование рабочего времени.

Для чего он нужен?

Чтобы сделать отдачу от каждого потраченного часа и, как следствие, конкретного сотрудника выше.

Какого эффекта удается добиться с его помощью?

При грамотном применении методов тайм-менеджмента работник решает следующие задачи:

• снижает эмоциональные нагрузки в процессе работы и избавляется от стрессов;
• контролирует достижение цели на каждом из промежуточных этапов;
• избавляется от необходимости выполнять ненужные или несрочные задачи;
• выделяет время на отдых и восстановление, а также хобби и различные развлечения;
• повышает удовлетворенность от собственной работы.

На чем базируются основные принципы тайм-менеджмента?

В основу тайм-менеджмента заложено несколько принципов, главными из которых выступают: планирование, расстановка приоритетов, мотивация, анализ и рационализация поведения.

Подведем итоги

1. Тайм-менеджмент – это управление временем, целью которого выступает быстрое и эффективное решение наиболее важных задач, поставленных перед работником.
2. Существует множество методик тайм-менеджмента, что позволяет подобрать оптимальную с учетом специфики профессиональной деятельности и персональных предпочтений работника.
3. Грамотное практическое применение методов тайм-менеджмента позволяет повысить КПД сотрудника при одновременном высвобождении части рабочего времени, в том числе - на другие дела – от отдыха и восстановления до хобби и увлечений.