Как сформулировать эффективные цели проекта

Цель является основополагающим компонентом любого проекта. Иными словами, без цели невозможен сам проект. Получается, что одним из первых важнейших этапов подготовки к реализации проекта является формулировка ясных и чётких целей. О том, как это сделать, подробно расскажем в статье.

Что такое цель

В контексте проектной работы под целью подразумевается конечный результат проекта. Иными словами, это конкретный и измеримый результат, который команда стремится достичь в процессе реализации проекта. Она определяет, что именно нужно сделать, и служит ориентиром для всех участников. Цель является важнейшим компонентом проекта, потому что она помогает команде сосредоточиться на основных задачах и оценить успех проекта по завершении. Также цель упрощает процесс распределения ресурсов и времени.

Зачем нужна цель

Повторимся, цель — это основополагающий компонент в любой проектной деятельности. Она играет ключевую роль по нескольким причинам:

• Цель помогает определить, на чём именно нужно сосредоточиться, и предотвращает рассеивание усилий на неважные задачи, отклоняющиеся от миссии.
• Чётко сформулированная цель может служить источником мотивации для команды, помогая поддерживать высокий уровень вовлечённости.
• Наличие конкретной цели позволяет оценить, достигнут ли желаемый результат, и провести анализ успешности проекта.
• Цели помогают в разработке плана действий, определении необходимых ресурсов и сроков выполнения задач.
• Понятные и, наверное, даже осознанные цели облегчают коммуникацию внутри команды и с внешними заинтересованными сторонами, позволяя всем участникам понимать общий контекст и задачи проекта.
• При ясной и гибкой цели довольно просто вносить в проект необходимые изменения.

Что такое SMART-цель

SMART — это методика постановки целей и задач в управлении, разработанная Джорджем Т. Дораном в 1981 году в статье «S.M.A.R.T. — способ описания управленческих целей и задач». Суть методики заключается в том, чтобы сделать абстрактные и расплывчатые цели понятными, измеримыми, а главное — достижимыми. В проектной деятельности используются именно такие цели.

SMART расшифровывается следующим образом: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Achievable (Достижимый), Relevant (Актуальный) и Time-bound (ограниченный по времени). Далее рассмотрим каждый из этих компонентов подробнее.

Конкретный (Specific)

Конкретность — это первый компонент методики SMART, который подразумевает, что цель должна быть чётко и ясно сформулирована. Иными словами, конкретность предполагает, что цель не должна оставлять место для неопределённости или интерпретации. Конкретные цели помогают сосредоточиться на том, что именно нужно достичь.

Пример: Предположим, ваша команда работает над проектом по разработке нового веб-сайта для клиента. Вместо формулировки цели как «Нуу…Сайт короче будет минималистичным, фон будет белым, а буквы чёрными. Короче, как обычно сделаем», можно сделать её более конкретной: Мы создадим новый веб-сайт для клиента «Чайник Петровича». Сайт будет оснащён 5 основными страницами (главная, о компании, услуги, блог, контакт) и внедрим функционал обратной связи к 1 декабря 2026 года». Это лишь пример. Цель должна быть в разы подробнее.

Measurable (Измеримый)

Измеримость (Measurable) — это второй компонент методики SMART, который подразумевает, что цель должна быть количественно оценена. Это означает, что для достижения цели должны быть определены конкретные критерии, позволяющие оценить прогресс и успех. Измеримые цели позволяют команде видеть, как они движутся к своей цели, видят, где и что нужно поменять, чтобы ускорить процесс.

Также ясные критерии успеха помогают определить, была ли цель достигнута, и анализировать результаты.

Чтобы сделать наш пример выше более измеримым, мы добавим в него сроки и подцели и вот, что у нас получится: «Мы создадим новый веб-сайт для клиента «Чайник Петровича». Сайт будет оснащён 5 основными страницами (главная, о компании, услуги, блог, контакт) и внедрим функционал обратной связи к 1 декабря 2026 года. Мы разобьем проект на три этапа, первый будет длиться с октября 2024 по март 2025, второй — с марта 2025 по декабрь 2025, а третий — займёт целый год с декабря 2025 по декабрь 2026 года. Каждый этап предполагает выполнение следующих подцелей: разработка сайта, наполнение сайта и его продвижение».

Достижимые (Attainable)

Не стоит быть слишком самонадеянным — цели должны были реалистичными. Это не значит, что не нужно ставить перед собой грандиозных целей, это лишь значит то, что вы должны рассчитать свои силы и ресурсы перед началом реализации проекта. Также это означает, что цель должна быть достаточно амбициозной, чтобы мотивировать команду, но не настолько недостижимой, чтобы вызвать разочарование по факту невозможности реализации. По сути, достижимая цель должна отвечать нескольким требованиям:

• учитывать реальное время, необходимое для разработки и тестирования.
• позволять команде сосредоточиться на конкретных задачах и этапах разработки.
• создать чёткие ожидания, что повышает уверенность в достижении результата.

Актуальные (Relevant)

Актуальность — это четвёртый компонент методики SMART, который подчёркивает важность того, чтобы цель была связана с общими задачами и стратегией организации. Цель должна иметь смысл в контексте более широких целей компании и соответствовать её ценностям и приоритетам.

Актуальные цели помогают обеспечить согласованность между проектами и стратегическими приоритетами компании. Также установка актуальных целей позволяет сосредоточиться на тех задачах, которые действительно важны для достижения успеха организации.

Так, цель можно назвать актуальной в том случае, если она:

• связана с общей стратегией компании.
• помогает команде сосредоточиться на конкретных действиях, которые поддерживают долгосрочные цели.
• способствует созданию ценности для клиентов, что в свою очередь может привести к увеличению числа клиентов.

Ограниченные во времени (Time-bound)

Ограниченность по времени — это финальный компонент методики SMART, который подчёркивает необходимость установки конкретных временных рамок для достижения цели. Это помогает лучше контролировать проект и выполнение плана, а также позволяет лучше планировать ресурсы и действия. Помимо этого, установка сроков помогает команде сосредоточиться на выполнении задач и избегать прокрастинации. В этом случае, кстати, отлично подойдёт система дедлайнов. Ограниченной по времени цель можно назвать в том случае, если она:

• Имеет чёткий срок.
• Позволяет команде планировать свои действия, например, разбив проект на этапы с промежуточными сроками.

Как поставить цель

А теперь — о самом интересном. Как же поставить цель? Зная принципы структуры SMART, это не составит труда. К слову, зафиксировать цель можно на любом удобном вам носителе: это может быть официальный документ, электронный документ или даже обычный лист бумаги, на котором ручкой будет записана ваша конечная цель. Её оформление остаётся на ваше усмотрение.

Перед тем как приступить к постановке цели проекта, начните с общей концепции проекта. По сути, это основная идея, которая определяет его суть и направление. Она служит фундаментом для всех последующих этапов разработки и реализации проекта. Концепция проекта, как правило, включает в себя ответы на следующие вопросы:

• Что проект должен достичь? Какие проблемы он решает?
• Кто будет пользоваться результатами проекта? Каковы их потребности и ожидания?
• Какие ключевые элементы и функции будут включены в проект?
• Каковы конечные результаты и выгоды от реализации проекта?
• Почему этот проект важен? Как он вписывается в более широкий контекст?

После того как вы хорошо подумаете над этими вопросами, можно приступать к следующему этапу — формулировка общих, неконкретных целей. Общие цели проекта — это основные направления, которые определяют, что проект должен достичь в конечном итоге. Они служат ориентиром и помогают в постановке уже более конкретных целей. Вот несколько примеров общих целей проекта:

• Повышение качества продукта или услуги, чтобы удовлетворить потребности клиентов.
• Оптимизация процессов для уменьшения расходов.
• Увеличение доли на рынке или выход на новые рынки.
• Разработка новых продуктов или услуг, которые отвечают современным требованиям.
• Оптимизация рабочих процессов для повышения производительности.
• Влияние на общество, например, через устойчивое развитие или улучшение условий жизни.

Эти цели, как можно заметить, размыты. По ним сложно сказать, какие именно ресурсы нужно использовать и как в принципе организовывать работу, однако они задают направление, которое и помогает сформулировать точную цель.

Следующий этап — это непосредственно формулировка конкретной цели по системе SMART. Всё, что для этого нужно, идти шаг за шагом, нанизывая на первоначальную идею более конкретные и измеримые параметры. Попробуем рассмотреть постановку цели на простом и внепроектном примере: однажды Катя захотела научиться плавать, чтобы вместе с друзьями ходить на речку и играться с ними в бассейне (общая концепция). Дело в том, что летом ей хочется проводить больше времени с друзьями, а не сидеть дома (общая цель). Тогда Катя решила подумать, как именно она будет учиться плавать (постановка цели). Во-первых, девочка решает, что будет ходить к тренеру в бассейн (конкретность), во-вторых, она даёт себе три дня на то, чтобы купить все принадлежности для плавания и на записаться к тренеру и ещё два месяца, чтобы начать относительно неплохо плавать (измеримость и достижимость). К началу купального сезона Катя уже должна хорошо плавать и даже позвать друзей на речку (актуальность и ограниченность по времени).

Ошибки и решения при постановке цели

Вопросы и ответы о целях проекта

Как сбалансировать амбициозные цели с реалистичными ожиданиями?

Всё довольно просто: правильно рассчитайте имеющиеся у вас ресурсы: время, деньги, количество сотрудников и техники. Исходя из этих показателей, стройте цели. Поверьте, если руководствоваться имеющимися ресурсами – сверхамбициозной цель никак не получится. Ещё один вариант — начните с достижимых целей, а затем постепенно увеличивайте их сложность по мере накопления опыта и ресурсов.

Как оценить влияние внешних факторов на цели проекта? Нужно ли просчитывать риски?

Да, просчитывать риски нужно обязательно. Более того, рекомендуется заложить определённую сумму на случай необходимости ликвидации ЧС или иного события, которое вынудило приостановить работу. Как вариант — проводите SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы) в начале проекта и периодически обновляйте его для понимания изменений в окружении.

Что делать, если цели не достигнуты в срок?

Учиться на ошибках. Если цель не была достигнута в срок, проанализируйте, по какой причине это произошло. На основе анализа скорректируйте план действий и пересмотрите сроки.

Вывод

• В контексте проектной работы под целью подразумевается конечный результат проекта. Иными словами, это конкретный и измеримый результат, который команда стремится достичь в процессе реализации проекта.
• SMART — это методика постановки целей и задач в управлении, разработанная Джорджем Т. Дораном в 1981 году в статье «S.M.A.R.T. — способ описания управленческих целей и задач». Суть методики заключается в том, чтобы сделать абстрактные и расплывчатые цели понятными, измеримыми, а главное — достижимыми.
• Цель помогает определить, на чём именно нужно сосредоточиться, и предотвращает рассеивание усилий на неважные задачи, отклоняющиеся от миссии.