Google Таблицы для новичков – большая экскурсия-гайд

С помощью сервиса «Google Таблицы» Вы можете очень многое: от простой организации списков до сложных математических расчётов, визуализации, анализа и принятия управленческих решений. Но сначала нужно освоить основы работы с ним. Эта экскурсия по «Google Таблицам» для новичков; она поможет Вам последовательно и тщательно исследовать основные функции сервиса на примерах.

О Гугл Таблицах

Электронные таблицы – это мощный инструмент, который позволяет аккумулировать, систематизировать, управлять большими объёмами информации. Они широко используются в разных бизнес-процессах, в т.ч. финансовом анализе, планировании, ведении отчётности.

Есть много хороших приложений для работы с электронными таблицами, и одним из лучших считается Google Sheets – часть web-пакета офисных редакторов Google Docs Editors сервиса Google Drive. Его разработчик и владелец – американская технологическая компания Google LLC.

Google Sheets может использоваться как web-приложение, мобильное приложение в операционных системах Android, iOS и как настольное приложение в ChromeOS. Оно полностью совместимо с форматами файлов не менее популярной программы Microsoft Excel. Является бесплатным и доступно всем зарегистрированным пользователям по ссылке https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/.

Как создать Google Таблицу

Чтобы начать пользоваться приложением Google Sheets, зарегистрируйтесь и/или авторизуйтесь в поисковой системе Google и перейдите в сервис «Google Диск» из меню «Приложения Google» или по прямой ссылке https://drive.google.com/drive/home.

Чтобы создать и настроить таблицу, выполните инструкцию:

1. Создайте файл. Нажмите на кнопку «+ Создать»; таблица откроется автоматически.
2. Присвойте файлу имя. Просто кликните на название и введите новое.
   
   
3. Убедитесь, что файл таблицы сохранён в системе. Перейдите в «Google Диск», нажав иконку слева от названия; ссылка на таблицу появится в общем списке.
   
   
4. Измените базовые настройки (при необходимости). Разверните меню действий и выберите нужный пункт. Например, Вы можете переименовать, создать копию или удалить файл.
5. Измените настройки доступа (при необходимости). Откройте созданную таблицу и нажмите кнопку «Настройки доступа» в панели инструментов. В открывшемся окне разверните список и выберите нужный вариант; или в специальное поле введите адреса электронной почты тех пользователей, которым хотите предоставить доступ.

Файл таблицы, чаще называемый рабочей книгой, создан. Теперь Вы можете исследовать и использовать возможности и функции электронных таблиц.

Структура рабочей книги

Рабочая книга включает панель управления и рабочий лист.

Панель управления разделена на 2 основных блока – меню и панель быстрого доступа. Первый содержит весь спектр функций, позволяющих работать с таблицей; а второй – наиболее популярные команды меню. В свою очередь команды объединены в группы в зависимости от цели применения (например, для форматирования числовых данных, текста, ячеек и пр.).

Рабочий лист – это сетка прямоугольных ячеек, организованных в столбцы и строки. Столбцы обозначаются числами, а строки – буквами латинского алфавита.

По умолчанию в рабочей книге формируется 1 рабочий лист, но Вы можете создавать новые. Для этого нажмите значок «+», расположенный в нижней части.

Вы можете переименовать, удалить или совершить иные действия с листом; просто нажмите на значок с треугольником и в выпадающем списке выберите нужный пункт.

Управление ячейками

Ячейка – это основной структурный элемент электронных таблиц, который используется как носитель определённого (числового или буквенного) значения данных.

В процессе работы Вы будете совершать множество операций с ячейками, что существенно сэкономит время, облегчит расчёты и позволит эффективно структурировать информацию. Поэтому важно понимать и уметь использовать все возможности управления ими.

Что такое ссылка на ячейку/ диапазон

Каждая ячейка имеет уникальные координаты, или ссылку, которая представляет собой комбинацию наименования столбца и строки. Например, запись вида «C1» указывает на то, что ячейка располагается в столбце «C» и строке «1». Адрес ссылки на выделенную ячейку указан в специальном поле, расположенном слева от строки формул.

Также можно ссылаться на диапазон данных. В этом случае ссылка представляет собой комбинацию первой (верхней левой) и последней (нижней правой) ячеек выделенной области, разделённых двоеточием. Например, запись вида «C17:D19» указывает на то, что диапазон данных располагается на пересечении группы строк 17-19 и столбцов C-D.

Ссылки применяются в формулах при выполнении вычислений.

Операции с ячейками

Есть огромное количество операций с ячейками (а также столбцами/ строками), которые Вы будете осуществлять постоянно. К наиболее востребованным из них относятся:

1. Перетаскивание. Выделите ячейку, наведите курсор на внешний край синей рамки; он примет форму руки. Кликните левой клавишей мыши и, удерживая её, перетащите ячейку в нужное место. Данные (с учётом форматирования) будут перенесены.
   
   
   
2. Копирование/вставка.
   
   
   
3. Копирование с помощью маркера автозаполнения. Выделите ячейку, наведите курсор на маркер автозаполнения (синий кружок в правом нижнем углу); указатель примет вид креста. Кликните левой клавишей мыши и, удерживая её, перетащите ячейку на нужное количество строк/столбцов. Данные будут скопированы во все выделенные ячейки.
   
   
   
   Обратите внимание, что если Вы укажите некую числовую последовательность в соседних ячейках, то при автозаполнении она будет продолжена. Чтобы воспользоваться такой опцией, выделите минимум 2 ячейки, содержащие соседние значения математического ряда.
   
   
   
4. Объединение. Выделите смежные ячейки и нажмите иконку  на панели быстрого доступа. Если Вы хотите выбрать вариант опции, то разверните меню (кнопка рядом с иконкой) и отметьте нужный пункт; объединить можно все элементы или только ячейки по вертикали/горизонтали.
   
   
   
5. Изменение ширины, высоты. Выделит ячейку (или столбец/строку целиком), наведите курсор на границу и потяните в нужном направлении – вправо или влево, вниз или вверх.
   
   
   
6. Добавление, удаление столбцов/строк. Выделите ячейку, кликните правой клавишей мыши и в меню выберите нужное действие, например «Вставить строку выше», «Удалить строку» и пр.
   
   
   
7. Перемещение, столбцов/строк. Выделите столбец или строку, кликните левой клавишей мыши и, удерживая её, переместите. Ориентируйтесь по ограничителю – толстой серой линии.
   
   
   
8. Закрепление столбцов/строк. Выделите один или несколько столбцов/ строк, перейдите в пункт меню «Вид» → «Закрепить» и в раскрывшемся списке выберите нужный вариант.
   Если Вам необходимо зафиксировать один или несколько верхних столбцов/ крайних строк, то сначала выделите их, затем наведите указатель мыши на границу прямоугольника, расположенного впереди заголовков и потяните в нужном направлении. С помощью ограничивающей линии зафиксируйте нужную область.
   
   
   
9. Скрытие столбцов/строк. Выделите столбец/ строку, кликните по ней правой клавишей мыши и в меню выберите пункты «Скрыть столбец» или «Скрыть строку». Элемент исчезнет, но его местоположение можно определить по спецсимволу (разнонаправленным стрелкам) в заголовках столбцов или в нумерации строк.
   
   
   
   Чтобы развернуть скрытый столбец/ строку, наведите курсор на спецсимвол и кликните по нему левой клавишей мыши.
10. Группировка столбцов/строк. Выделите несколько смежных столбцов/ строк, выберите пункт меню «Вид» → «Группа» → «Сгруппировать…». Обратите внимание, что при выделении не нужно захватывать главный элемент, который будет содержать группу.
    
    
    
    Разгруппировка осуществляется аналогично.

Импорт данных

Вы можете самостоятельно сформировать таблицу, вводя сведения. Но также в Google Sheets легко импортировать готовые файлы; чтобы это сделать, следуйте алгоритму:

1. Создайте и разверните новую таблицу.
2. Перейдите в меню «Файл» → «Импортировать».
3. В окне импорта нажмите «Добавить» → «Обзор», выберите и загрузите файл с компьютера.
4. В диалоговом окне укажите цель импорта, например «Создать таблицу».
   
   
   
5. Нажмите кнопку «Импортировать данные».
6. Откройте файл из диалогового окна или с главной страницы «Google Диск».

Вы можете загружать файлы различных форматов, включая XLS, XLXS, XML и пр. При применении описанного способа они автоматически преобразуется в формат редактора Google Sheets.

При осуществлении загрузки на «Google Диск» методом перетаскивания Вам придётся самостоятельно конвертировать файлы; просто выделите нужный, кликните по нему правой клавишей мыши и выберите «Открыть с помощью» → «Google Таблицы». Чтобы избежать этого, а также создания лишних файлов, настройте автоматическое преобразование:

1. В «Google Диск» кликните по иконке настроек (значок шестерёнки) и выберите «Настройки».
   
   
   
2. Активируйте опцию автоматической конвертации.
   
   
   

Теперь любой файл, добавленный на «Google Диск», будет автоматически конвертирован в формат редактора «Google Таблицы».

Типы данных

Перед тем, как приступить к обработке информации с помощью Google Sheets, нужно научиться различать типы данных. Их существует несколько, но наиболее распространены числовой и текстовый. Реже применяются булевы значения, ошибки, массивы и пр.

Почему их важно различать и правильно использовать? Потому что типы данных указывают на их базовые свойства и способы управления.

Рассмотрим несколько типов:

1. Числовой, представленный как целочисленными значениями, так и значениями с плавающей точкой. Также к нему относятся спецсимволы (+, -, Е, е, $, %, /, скобки, точка, запятая). К числовым значениям применяется множество математических операций, например сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень и пр.
   Все типы чисел меняют внешний вид при применении различных форматов. Их можно использовать в функциях, работающих с числовыми значениями.
2. Текстовый, представленный последовательностью символов, которую табличный процессор не преобразует в число. Как правило, в электронной таблице он используется в заголовках столбцов, столбцов и комментариях.
3. Логический, представленный булевыми значениями - true или false. Примером является checkbox («флажок»); если он отмечен, то принимает значение true, а если не отмечен – false.
4. Ошибки. В электронных таблицах встречается несколько разновидностей ошибок, например, неверно написанная функция, циклическая ссылка, деление на ноль. И они тоже расцениваются как отдельный тип данных.
5. Массивы – группы значений, охватывающих несколько строк или столбцов. С ними можно совершать различные действия, применять к ним функции, что облегчает работу с большими объёмами информации.

Форматирование данных

Чтобы электронная таблица стала читабельнее, информативнее, презентабельнее, её можно отформатировать и стилизовать. В Google Sheets есть много инструментов, позволяющих сделать это.

Наиболее часто используются такие функции, как изменение:

1. Шрифта. По умолчанию в таблице используется шрифт Arial, но Вы можете выбрать его из предложенных вариантов. Выделите нужную ячейку (или диапазон) разверните список на панели быстрого доступа и отметьте желаемый шрифт.
   Здесь же назначьте размер, выраженный числом. Измените формат написания выбранного шрифта «Жирный», «Курсив» или «Зачёркнутый», нажав соответствующие иконки.
2. Цвета. Нажмите иконку  на панели быстрого доступа и в открывшемся окне отметьте желаемый оттенок. Цвет текста можно задать, выбрав вариант из меню или указав шестнадцатеричный (HEX) код; активируйте функцию ввода с помощью иконки  и введите его значение в специальное поле.
   Нажмите  и аналогичным методом задайте цвет ячейки.
3. Границы – важнейшего элемента таблицы, разграничивающего сведения по определённым признакам, и, в конечном счёте, обеспечивающего их интуитивное считывание и интерпретацию. Обозначьте их с помощью инструмента «Границы»: выделите ячейку (диапазон), нажмите на иконку  и кликните на нужный вариант. Здесь же выберите тип, цвет линии.
4. Положения текста. Вы можете выравнивать его по краю или по центру ячейки. Нажмите на иконку  и в развёрнутом списке выберите нужный вариант.
5. Линий сетки. Их можно скрыть при необходимости: перейдите в пункт меню «Вид» → «Показать» и снимите галочку напротив подпункта «Сетка».
6. Формата чисел. Поскольку числовой тип данных представлен множеством значений, Вы можете выбрать наиболее подходящее. Выделите ячейку и перейдите в меню «Формат» → «Числа», укажите нужный. Например, Вы можете выбрать формат «Процент», «Валюта», «Время» и пр.

Математические вычисления в Google Sheets

Непосредственно в Google Sheets Вы можете производить расчёты. При этом они не ограничиваются базовыми математическими операциями; в распоряжении пользователя есть и более сложные алгоритмы, например, позволяющие суммировать значения согласно заданным параметрам, рассчитать средние арифметические, преобразовать числа в иные типы данных и пр.

Начните исследовать вычислительные возможности Google Sheets с простейших формул.

Расчёт с помощью формулы

Вспомните, как Вы выполняли математические вычисления с помощью формул в школе? Не менее легко проводить расчёты в Google Sheets. Разберём это на примере.

Подготовьте и введите данные в таблицу, затем выполните алгоритм:

1. Активируйте ячейку, в которой нужно отобразить результат вычислений.
2. Введите знак равенства; он сообщает приложению, что сейчас следует производить вычисления.
   
   
   
3. Введите формулу: вычислите сумму, как сделали бы это на бумаге. Вместо значений Вам нужно указать соответствующие адреса ячеек.
   
   
   
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы получить результирующее значение.
   
   
   

Копирование формулы

В Google Sheets интегрированы возможности, которые позволяют упрощать расчёты. В частности, можно скопировать формулу, чтобы не вводить его снова при аналогичных вычислениях.

Например, Вам необходимо рассчитать сумму заказов за каждый месяц квартала. Вычислите итоговое значение за первый отчётный период и скопируйте формулу, следуя инструкции:

1. Активируйте ячейку, из которой нужно скопировать правило.
   
   
   
2. Наведите курсор на тёмную точку в правом нижнем углу. Нажмите на левую клавишу мыши и, удерживая её, переместите курсор через ячейки, в которых нужно повторить расчёт. Результирующие значения отобразятся мгновенно.
   
   
   

Расчёт с помощью функций

По мере нарастания потока информации и усложнения расчётов Вам придётся начать применять специальные функции, которые позволят более эффективно обрабатывать и анализировать сведения. В Google Sheets, как и прочих электронных таблицах, используются стандартные математические выражения; их перечень опубликован на официальном сайте сервиса.

Например, при расчёте суммы значений Вам не обязательно последовательно складывать их; можно применить простую математическую функцию СУММ для конкретного диапазона значений.

При вычислениях следуйте алгоритму:

1. Активируйте ячейку, в которой нужно отобразить результат.
2. Введите формулу, строго соблюдя её синтаксис. Чтобы не перечислять все значения в столбце, Вы можете указать только начальное и конечное, и поставить между ними двоеточие.
   
   
   
3. Нажмите клавишу Enter, чтобы получить результирующее значение.
   
   
   

Преобразование типов данных

Часто требуется преобразовывать тип данных, что тоже осуществляется с применением формул.

Например, рассмотрим задачу на расчёт процентов – Вам необходимо вычислить, какую долю составляет объём продаж по каждому менеджеру в общем объёме продаж за месяц. Здесь применяется стандартная формула: доля продаж = объём продаж 1 менеджера / общий объём продаж.

Алгоритм расчёта в Google Sheets:

1. Подготовьте данные для расчёта. В таблице отразите имена менеджеров, объёмы продаж за месяц по каждому; сразу рассчитайте общий объём продаж с использованием соответствующей математической функции.
   
   
   
2. Рассчитайте долю в общем объёме продаж первого менеджера.
   
   
   
3. По аналогии рассчитайте доли в общем объёме продаж всех менеджеров.
   
   
   
4. Выразите показатели в процентах. Выделите все ячейки с значениями, подлежащими преобразованию; в меню перейдите в раздел «Формат» → «Числа» → «Процент».
   
   
   
5. Проверьте, что результаты верны. Посчитайте сумму процентных долей всех менеджеров: её величина должна составить 100%.
   
   
   

Статический расчёт

Обратите внимание, что в предыдущем примере расчёт каждого показателя производится отдельно, т.к. при попытке скопировать введённую формулу возникает ошибка. И чтобы понять, почему она появляется и каким образом можно её устранить, необходимо исследовать понятия и проблематику относительной адресации и статического расчёта.

Проблема заключается в том, что при копировании формул ссылки на ячейки автоматически изменяются; это свойство называется относительной адресацией и определено по умолчанию. Его преимущество очевидно – оно позволяет существенно ускорять вычисления.

Чтобы преодолеть возникшее препятствие, ячейку из стороннего столбца следует сделать статической – присвоить ей абсолютную ссылку. Для этого поставьте знак «$» перед именем строки и столбца; в описанном примере формула будет выглядеть как «=B2/$B$6». В результате при каждом копировании изменяется только первая ссылка.

Математические вычисления: практика

Рассмотрев базовые аспекты работы с электронными таблицами, целесообразно посмотреть, как специалисты используют их на практике. Попробуйте составить отчёт по заработной плате так, как это обычно осуществляется на микропредприятиях.

Последовательно выполните шаги:

1. Подготовьте исходные сведения.
2. Создайте, структурируйте и стилизуйте таблицу. Если Вы оформляете её впервые, то все правки вносите по мере указания новых сведений и расчётов.
   
   
   
3. Внесите исходные сведения в таблицу – размер оклада, премии и выручки. Сразу присвойте им формат значений, например «Финансовый».
   
   
   
4. Посчитайте общий размер заработной платы на каждого сотрудника. Здесь необходимо сложить исходные значения (с учётом бонуса), используя функцию СУММ.
   
   
   
   Скопируйте формулу, чтобы остальные значения были рассчитаны автоматически.
   
   
   
5. Рассчитайте размер заработной платы после вычета налога (равен 13%). Здесь также используется функция СУММ, в рамках которой необходимо вычленить долю реальной суммы оплаты труда; она составляет 0,87.
   
   
   
   Скопируйте формулу, чтобы остальные значения были рассчитаны автоматически.
   
   
   
6. Рассчитайте итоговые значения по отделам.
   
   
   
   Затем проведите расчёты по подразделению.
   
   
   
7. Теперь посчитайте размер бонуса, который выражается в процентном соотношении к выручке; при этом процентное значение варьируется в зависимости от объёма продаж на менеджера. Например, если сотрудник принёс выручку в 500 тыс. руб. и выше, то вознаграждение составит 10%, а если меньше 500 тыс. руб. – 8%. Это позволяет сделать функция ЕСЛИ (или IF), которая возвращает значение в зависимости от результата логической проверки (ИСТИНА или ЛОЖЬ).
   
   
   
   Скопируйте формулу в остальные ячейки. Обратите внимание, что размер зарплаты и общие суммы по отделам и подразделению будут автоматически пересчитаны.
   
   
   
8. Рассчитайте средние значения сумм по подразделению. Это позволяет сделать функция СРЗНАЧ (или AVERAGE), которая вычисляет среднее арифметическое аргументов (кроме текстовых).
   
   
   
   Скопируйте формулу в остальные ячейки.
   
   
   
9. Рассчитайте общее количество сотрудников в подразделении с использованием функции СЧЁТЗ (или COUNTA), которая определяет число вложенных объектов, удовлетворяющих условиям произвольного фильтра.
   
   
   
   Обратите внимание, что функция СЧЁТЗ применяется только в том случае, если объектам присвоены текстовые значения. Функция СЧЁТ – её аналог для числовых значений.
10. Подготовьте отчёт для печати. С помощью уровней вложенности скройте ненужные столбцы и/или строки, распечатайте документ на принтере.
    
    
    

Создание графиков

Исследование структуры, выявление закономерностей и интерпретация информации невозможны без качественной визуализации. «Google Таблицы» оснащены мощным функционалом, который позволяет с легкостью преобразовывать сложные наборы данных в понятные графики.

Очистка и организация данных

Чтобы обеспечить точность и эффективность визуализации, предварительно Вам необходимо очистить и правильно организовать информацию. Очистка подразумевает исправление или удаление неполных, избыточных, ошибочных, неверно отформатированных или повреждённых данных, а организация – их группировку, связывание и логичное упорядочивание.

С июля 2023 года «Google Таблицы» предлагают широкий выбор вариантов оптимизации с использованием ИИ. В частности, в программу интегрирован экспериментальный чат-бот Gemini, который помогает очищать и форматировать данные практически без участия человека. К сожалению, это программное обеспечение находится в стадии тестирования и пока недоступно российским пользователям. Вы можете применить лишь несколько простых функций:

1. Откройте рабочую книгу, выделите рабочий диапазон и затем перейдите в пункт меню «Данные» → «Очистка данных» → «Советы по очистке данных». В диалоговом окне в правой части таблицы будут показаны возможные исправления; при необходимости Вы можете внести коррективы здесь же, нажав кнопку «Удалить».
   
   
   
2. Если Вы хотите внести изменения вручную, то выделите желаемый диапазон ячеек, перейдите в пункт «Данные» → «Очистка данных» → «Удалить повторы»; отметьте нужные строки/ столбцы, нажмите кнопку «Удалить повторы». Дубликаты будут исключены, а результаты расчётов скорректированы. Но обратите внимание, что может потребоваться ручная доработка формул.
3. Перейдите в пункт меню «Данные» → «Очистка данных» → «Удалить пробелы». Пробелы буду удалены из всех ячеек выбранного диапазона.

Чтобы очистить и организовать информацию на глобальном уровне, следуйте алгоритму:

1. Выявите недочёты в наборах данных. Внимательно посмотрите на них и оцените, какие нужно включить или убрать, присутствуют ли в таблице странные, несоответствующие, повторяющиеся или откровенно ошибочные значения.
2. Внесите исправления. Последовательно реализуйте необходимые меры: удалите повторы, введите пропущенные значения, устраните ошибочные расчёты.
3. Удалите (или преобразуйте) экстремальные значения. В противном случае они могут исказить результаты анализа и негативно повлиять на Ваши управленческие решения.
4. Обеспечьте согласованность данных. Приведите значения к единому типу и формату.

Построение графика

Разобравшись в том, как правильно очистить и организовать информацию, целесообразно рассмотреть построение графика на практике. Следуйте этому чёткому алгоритму:

1. Сформируйте набор данных в виде таблицы. Внесите все исходные сведения и сразу произведите расчёты с применением функций, формул.
   
   
   
2. Выберите диапазон данных, на базе которого построится график.
   
   
   
3. Постройте график: перейдите в раздел меню «Вставка» → «Диаграмма». Изображение сформируется автоматически.
   
   
   
4. Скорректируйте график в соответствии со своими задачами и предпочтениями. Дважды кликните левой клавишей мыши внутри области изображения и определите параметры в панели редактирования, расположенной справа. Вы можете изменить тип графика, заголовок, легенду.
   
   
5. Постройте график, выбрав новый диапазон данных. Например, отразите на нём динамику продаж каждого из сотрудников торгового отдела филиала; здесь целесообразно выбрать тип графика «Столбчатая диаграмма».
   
   

Поэкспериментируйте и выберите наиболее подходящий вариант графика.

Совместная работа в Google Sheets

В сервисе «Google Таблицы» предусмотрена функция совместной работы нескольких пользователей с файлом. При этом соавторы имеют возможность вносить коррективы одновременно; изменения отражаются в режиме реального времени. Это обеспечивает абсолютную прозрачность и эффективную коммуникацию между членами команды.

Чтобы реализовать функцию совместной работы, воспользуйтесь простым алгоритмом:

1. Откройте электронную таблицу.
2. Нажмите кнопку «Настройки доступа», расположенную в верхнем правом углу.
   
   
3. В диалоговом окне введите email пользователя, которому хотите предоставить права редактора; после этого автоматически откроется окно настроек.
   
   
   
4. Разверните список рядом с email,выберите уровень доступа «Редактор». Нажмите «Отправить».
   
   
   

Пользователь получит уведомление на email, содержащее ссылку на файл. Теперь, войдя в аккаунт Google по своему адресу электронной почты, он сможет корректировать таблицу.

FAQ

Как обеспечить безопасность информации в Google Sheets?

Поскольку Google Sheets часто используются в бизнесе с целью сбора, анализа и хранения коммерческой информации, то возникает вопрос: насколько безопасно это программное обеспечение?

Можно с уверенностью сказать, что Ваши данные в надёжном хранилище – компания Google уделяет особое внимание обеспечению их конфиденциальности и сохранности. В целях безопасности используется несколько механизмов, включая:

1. Шифрование. «Google Таблицы» используют отраслевые стандарты шифрования, включая TLS (Transport Layer Security) в целях защиты информации при передаче по каналам связи, AES (Advanced Encryption Standard) – при хранении на серверах.
2. Двухфакторная аутентификация (2FA). Вторичная проверка посредством сгенерированного уникального кода при входе в аккаунт Google помогает предотвратить и несанкционированный вход в сервис электронных таблиц в том случае, если кто-то узнает Ваш пароль. В целях реализации реализовать эту возможность, Google поддерживает физические ключи безопасности и собственное приложение Google Authenticator.
   Чтобы установить 2FA, войдите в свою учётную запись в раздел «Управление аккаунтом Google» и в меню выберите пункт «Безопасность». Найдите ссылку «Двухэтапная аутентификация» и перейдите по ней. Осуществите настройку, следуя инструкции на экране.
   
   
3. Гранулированный контроль доступа. В Google Sheets предусмотрены гибкие возможности управления доступом к документам. Вы можете устанавливать разрешения на просмотр, комментирование или редактирование определённых листов. Этот уровень контроля позволяет гарантировать, что важная информация будет доступна лишь авторизованным соавторам.
   Чтобы воспользоваться этой возможностью, откройте таблицу и активируйте меню листа, в отношении которого нужно определить разрешения. Выберите пункт «Защитить лист» произведите настройку, следуя указаниям на экране.
   
   
   
4. Мониторинг активности, оповещения. В сервисе есть функция, позволяющая отслеживать историю активности; при определённых изменениях в документе система может уведомлять Вас об этом, помогая обнаруживать несанкционированный вход на ранней стадии.
   Чтобы воспользоваться такой функцией, перейдите в пункт меню «Инструменты» → «Уведомления об изменении» и в окне настройки выберите, в каких случаях в адрес владельца следует направить оповещение об активности вне его участия. Здесь же выберите способ уведомления – в форме ежедневной сводке или мгновенного сообщения.
   
   

Но, несмотря на внушительный комплекс мер безопасности, которые использует Google, риски утечки сведений сохраняются. Во-первых, ограничения шифрования не позволяют полностью скрыть информацию: открытую электронную таблицу могут просмотреть все желающие. Во-вторых, может сыграть роль человеческий фактор, например, Вы запутаетесь в многочисленных листах и по неосторожности предоставите права на их редактирование не тем пользователям.

Поэтому сохраняйте бдительность и строго ограничивайте доступ к ценным сведениям.

Какова стоимость Google Sheets?

Любой человек, который зарегистрирует аккаунт Google, может пользоваться сервисом Google Sheets бесплатно. Ему доступны все основные функции. Однако некоторые возможности, например, подключение к видеоконференции в Meet из документов, предусмотрены только в тарифных планах Google Workspace – пакета облачных приложений для бизнеса.

Какие платные функции есть в Google Sheets?

Существуют 2 версии приложение Google Sheets: персональное и корпоративное. По функционалу электронных таблиц они практически не отличаются, но второе содержит некоторые платные функции, например, возможность создания защищённых корпоративных email, проведения видеовстреч и пр.

Чтобы воспользоваться расширенным функционалом для бизнеса, перейдите в сервис Google Workspace, откройте страницу с описанием тарифных планов. Изучите все варианты и приобретите подходящий.

Вывод

Google Sheets – это мощный инструмент работы с данными, который способен стать незаменимым помощником в малом и среднем бизнесе. С его помощью Вы можете эффективно управлять информацией на разных уровнях: организовывать сведения, осуществлять расчёты и финансовый анализ, строить информативные графики и обеспечить полноценное взаимодействие внутри команды.

Здесь представлены базовые аспекты, которые нужно тщательно исследовать, чтобы продолжить освоение более сложного функционала. И обязательно следуйте рекомендациям, чтобы максимально раскрыть потенциал Google Sheets.