Дашборд в Excel – что это, как построить с примерами

В сборе и структурировании информации в виде диаграмм, таблиц и графиков в Excel помогает дашборд. Это специальная программа для анализа данных и их визуализации. Данные в ней представлены в понятном виде, что позволяет наглядно выявлять тенденции и перспективы бизнеса.

Мы расскажем о дашбордах в Excel. Для чего они применяются, дадим пошаговую инструкцию, как построить программу.

Дашборд в Эксель

Дашборд представляет собой интерактивную панель приборов, объединяющую таблицы и слайды, управляя которыми пользователь структурирует данные. Интерактивность заключается в возможности выбора органа управления, позволяющего изменить выводимые данные.

Функции дашборда:

• контроль показателей бизнеса;
• объединение данных из различных источников;
• наглядное и понятное предоставление информации;
• поиск взаимосвязей;
• выявление положительных и негативных тенденций;
• нахождение слабых мест в организации рабочих процессов;

Вообще дашборд может быть составлен не только по показателям работы компании, но и на другие темы, в которых присутствуют количественные данные. Это могут быть практически любые сферы: медицина и здравоохранение, спорт, история, безопасность, экология и т. д.

С его помощью можно подробно изучить показатели, не разбираясь в путанице аналитических выгрузок. Пользование им не требует специальных навыков и знаний.

По своей сути – это такая же техническая компетенция, как, например, построение формул в Excel.

Примеры популярных дашбордов:

• Яндекс Метрика. Показывает изменения посещаемости сайта поминутно, информирует откуда пришли пользователи, как долго они оставались на сайте.
• Google Analytics. Показывает, изменения посещаемости сайта поминутно и откуда на сайт пришли пользователи.

MS Excel является основным инструментом для создания дашбордов. Он популярен благодаря своей доступности, функциональности, простоте и относительной дешевизне.

Excel dashboard бывают разных видов, но чаще всего они применяются в сочетании друг с другом.

Виды:

• Операционный, отображающий изменения показателей бизнеса.
• Аналитический, с помощью которого можно делать выводы, фиксировать отклонения показателей, искать причины изменений.
• Стратегический, позволяющий строить прогнозы, выявлять и исправлять проблемы.
• Информационный. Используется только для отображения цифр, фактов и / или статистики. Может быть статическим или динамическим с живыми данными.

Как это помогает бизнесу

Для того, чтобы добиться в бизнесе постоянного роста, необходимо проводить качественный анализ его показателей, на постоянной основе.

Почему это важно использовать дашборд для бизнеса:

• Вы сможете отслеживать операционную деятельность компании, находить в ней проблемные зоны и получать инсайты на основе реальных измерений.
• Отчетность будет понятной и наглядной для всех специалистов и проводить обсуждение показателей и направлений развития дальнейшей деятельности будет проще.
• Тут будут собраны самые главные результаты в одном месте, в удобной форме.
• Грамотная визуализация не только упростит восприятие информации, но и повысит к ней доверие.
• При этом нет необходимости устанавливать дополнительные программы.

Кому этот инструмент нужен в работе 

Дашбордом нужно уметь пользоваться специалистам разных направлений:

• Маркетологам – для оценки эффективности рекламных компаний, изучения реакции на продукт, определения направлений развития бизнеса.
• HR-специалистам – для отслеживания основных показателей, связанных с трудовыми ресурсами, текучести персонала, уровня заработной платы.
• Менеджерам по продажам – для управления товарооборотом, определения структуры продаж, лидирующих и отстающих продуктов, расчета средних показателей.
• Финансистам – для анализа денежных потоков, прогнозирования денежных поступлений.
• Руководителю – чтобы всегда иметь под рукой оперативную сводку показателей компании, для контроля за бизнес-планом, показателями прибыли, доходов, расходов.

Чаще всего в своей работе занимаются построением дашбордов бизнес-аналитики.

Отличия от инфографики

Инфографика и дашборд в эксель – это два способа визуализации информации, но они различны по своему содержанию.

• Инфографика представляет собой удобный наглядный способ для иллюстрации какой-либо информации, доступный для всех пользователей. Она фиксирует показатели на конкретный момент времени. Инфографика может выступать лишь одним из инструментов информативного дашборда.
• Интерактивный дашборд – это инструмент специалистов. Он предназначен не просто для предоставления информации, а для возможности дальнейшего взаимодействия, внесения изменений. Здесь исходные данные представлены с группированном и агрегированном виде, есть возможность применять фильтры и сортировки. Достаточно создать дашборд один раз, чтобы потом постоянно использовать этот инструмент для отслеживания изменений.

Как создать дашборд в Excel

Для создания дашборда вам не потребуется устанавливать специальные программы или расширения. Эта возможность предусмотрена функционалом Excel.

Создание дашборда состоит из несколько этапов:

• подготовка к созданию;
• сбор данных;
• создание макета;
• создание сводных таблиц и диаграмм;
• сборка;
• настройка срезов.

Подготовка

Первый этап – подготовительный. На нем пользователь определяет, что в итоге он хочет получить, формулирует задачу.

В зависимости от того, кто его составляет, цели и задачи будут разными.

Примеры:

• Сбор данных о выполнении плана.
• Эффективность работы менеджеров.
• Объемы продаж по категориям товаров и месяцам реализации.
• Формирование перечня наиболее выгодных товаров.
• Зависимость текучести кадров от величины зарплаты.
• Показатели продаж в динамике.
• И т.д.

Макет

Макет необходим для того, чтобы определиться, что мы хотим видеть в итоге. Вверху располагается основная информация, а менее важная и детализирующая — ниже. В дашборде должны присутствовать различные элементы визуализации, чтобы воспринимать информацию зрительно было проще.

Он должен быть точным и лаконичным, чтобы не рассеивать внимание пользователя.

Пример:

Сверху могут быть размещены ключевые показатели эффективности (KPI), слева — срезы, которые оживят данные, сделают дашборд интерактивным, в центре и внизу основная информация — диаграммы и таблицы.

Правила построения:

• Продумать показатели и метрики, которые будут использоваться в дашборде.
• Выбрать способ их визуализации.
• На диаграмме сегменты выделяются разными цветами.
• Использовать виджеты разных типов.
• Контент дашборда нужно настраивать и кастомизировать под потребности пользователей.

Собираем данные

Для того, чтобы проанализировать информацию, сначала необходимо собрать количественные показатели и сформировать простые (плоские) таблицы, чтобы затем на их основе делать дашборд.

Данные для анализа могут быть любыми, в зависимости от поставленной задачи:

• посещаемость сайта;
• статистика продаж;
• число конверсий;
• финансовые показатели;
• результаты исследований;
• показатели эффективности лекарств;
• статистика заболеваемости;
• и т. д.

Сводные таблицы

Выгрузка должна содержать данные, которые содержат ответ на ключевые вопросы конечного пользователя. 

Таблицы состоят из столбцов и строк. Столбцы ? это информационные атрибуты таблицы, строки ? отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Например, основой дашборда может быть следующая таблица:

Здесь выгрузка содержит следующие данные:

• проекты;
• фамилии менеджеров;
• период совершения сделок;
• виды объектов недвижимости;
• данные по продажам: факт и план;
• данные по оплатам: факт и план;
• количество сделок;
• сроки сделок.

Перед формированием таблиц надо сделать листы в excel:

1. Лист с исходными данными назовем «Данные».
2. Лист со сводными таблицами обычно называют «Таблицы». 
3. «Отчет» для будущего дашборда.

Как составить сводные таблицы в dashboard excel:

• Наведите курсор на любую ячейку в таблице с исходными данными.
• Выберите в ленте «Вставка».
• Перейдите к «Сводной таблице».

• Выберите «Новый лист».

Сводная таблица формируется на основе данных, которые мы выберем из предложенного списка и расположения в соответствующих областях.

Например, для построения графика выполнения плана продаж в динамике, нужно включить в таблицу данные о фактических продажах и показатель выполнения плана в процентах.

Для настройки карточек, KPI, всех таблиц и диаграмм потребуется составить свою таблицу и далее приступить к визуализации.

Диаграммы

Сначала выбираем тип диаграммы:

• Открываем «Конструктор».

• Переходим в «Изменить тип диаграммы».

• Из предложенных вариантов выбираем нужные: комбинированные, линейчатые, лепестковые, дерево и т. д.

Каждой диаграмме присваивается емкое название, отражающее ее смысл. Для выделения можно использовать различные стили и размер шрифта.

KPI

Карточка ключевых показателей формируется на отдельном листе. В нашем варианте это лист «Отчет».

Для создания карточек, согласно нашему макету, потребуется следующее:

• Нажать «Вставка».
• Перейти в «Иллюстрации».
• Выбрать «Фигуры» > «Прямоугольник».
• В «Меню» в пункте «Надпись» ввести название.
• Внутри более крупных карточек можно ввести дополнительные более мелкие показатели.

Срезы в сводных таблицах

Срезы в сводных таблицах делают дашборд интерактивным. Они помогут взглянуть на дашборд под разным углом зрения.

Как сделать срез:

• Переходим на лист с таблицами.
• Выбираем «Вставка».
• Переходим на «Срез».

• Отмечаем галочками нужные.

• На примере отмечены: проекты, менеджеры, период, вид продукта, кварталы.

Переносим срезы

Срезы переносятся на лист «Отчет». Порядок действий: В «Подключение к отчетам» проверить и настроить подключение к сводным таблицам – Вырезать – Вставить на лист с отчетом – распределить в соответствии с макетом.

При необходимости добавляем условное форматирование.

FAQ

Что такое вафельная диаграмма в Excel?

Вафельная диаграмма (Waffle Chart) привлекает внимание пользователей и может применяться для выделения ключевого показателя эффективности. Это один из типов диаграмм, которые обычно используют для визуализации прогресса. Это ячейка 10 ? 10 с ячейками, окрашенными в соответствии с условным форматированием. Сетка представляет значения в диапазоне 1% – 100%, и ячейки будут выделены с условным форматированием, примененным к значениям%, которые они содержат. Она дает быстрый визуальный отчет о том, что вы хотите изобразить, ее просто читать и понимать.

На каких курсах можно обучиться составлять дашборды профессионально?

Курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO» от Skillbox

Курс «Excel: от основ до анализа данных» от Нетология

Курс «Excel для работы» от Яндекс Практикум

Какими конструкторами сервисов можно воспользоваться для создания дашборда?

• Google Data Studio. Сервис анализа и визуализации данных от Google. Это бесплатный сервис с широкими возможностями кастомизации и визуализации. Позволяет совмещать данные из разных источников на одном дашборде и графике, есть возможность совместного доступа с ограничением прав, расчет пользовательских показателей на основе существующих метрик.

• DataFan. Сервис аналитики социальных сетей и таргетированной рекламы. С его помощью можно создавать интерактивные дашборды по продвижению в соцсетях. Сервис предназначен для мониторинга и глубокого анализа показателей своих проектов. Стоимость от 200 руб. в месяц, есть бесплатный тариф.

• Geckoboard. Сервис для сбора, анализа и визуализации данных. Ориентирован на решение бизнес-задач. Дашборды в конструкторе собираются из отдельных виджетов, в которых отображаются данные из того или иного источника. Сервис платный, стоимость от 28 долл. в месяц. Есть бесплатный тариф, но на нем можно создавать дашборды только на основе данных только из электронных таблиц.

Подведем итоги

• Дашборд – оперативная интерактивная сводка в режиме реального времени, состоящая из таблиц, графиков, диаграмм.
• Этот способ представления данных помогает легче воспринимать и анализировать информацию, что значительно упрощает процесс принятия решений.
• При создании дашборда нужно обработать много информации, статистических данных, вычленить и показать самое важное. Тогда внимание пользователя будет акцентировано на нужной информации, а дашборд будет полезнее и легче для восприятия.
• Уметь составлять интерактивные дашборды в Excel нужно не только бизнес-аналитикам, но и специалистам многих других направлений деятельности.
• Примеры визуализации данных в Еxcel, шаблоны дашбордов, можно найти на специальных сайтах в интернете, на уроках самой программы работы с электронными таблицами.
• Для обучения составления дашбордов на профессиональном уровне, можно пройти специальные курсы.