Путевые листы на лизинговый автомобиль

В последние годы лизинг автомобилей является одним из наиболее популярных запросов в сфере аренды. Для того, чтобы законно ездить на таком авто, необходимо правильно составлять и заполнять путевые листы.

В этой статье мы расскажем о том, что такое путевой лист для лизингового автомобиля, как его вести и с какими трудностями можно столкнуться.

Путевые листы на автомобиль в лизинге

Путевой лист – это документ, в котором фиксируются различные данные об авто: факт покупки и расхода топлива, информация о проведенных ТО, маршрут и т. д.

Такие документы являются важной частью учета и контроля за эксплуатацией автомобиля во время его использования клиентом-лизингополучателем. Листы нужны организациям для того, чтобы подтверждать информацию о показателях работы и расходах по договору лизинга перед бухгалтерией и налоговой.

Что говорит закон

Ведение путевого листа является необходимым для юридических лиц, эксплуатирующих транспортные средства.

Обязательно вести путевые листы компаниям, занимающимся пассажирскими и грузоперевозками или предоставляющим транспорт по договору аренды с экипажем. Для каждой поездки оформляется свой путевой лист.

Регулируют использование путевых листов для аренды транспортных средств следующие законы:

1. Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного наземного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Данный закон регулирует любые отношения, связанные с оказание транспортных услуг.
2. Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 N 390 «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Приказ дает информацию о порядке оформления и формирования путевого листа.
3. Приказ ФНС РФ от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116 «Об утверждении формата электронного путевого листа». В данном документе описано как составлять ЭПЛ, что он в себя включает и как его сдавать.

Как вести путевые листы на лизинговый транспорт

Автомобильный лизинг и путевой лист – это два связанных понятия, определяющих ряд задач, которые должны выполнять стороны договора. Для правильного ведения путевых листов необходимо следовать такому плану:

1. Получите бланки путевых листов. Обычно лизинговая компания предоставляет специальные бланки путевых листов, которые следует использовать.
2. Заполняйте путевые листы в момент начала каждой поездки. Начните с указания даты и времени начала поездки, обязательных реквизитов, а также места отправления.
3. Будьте точными и честными при заполнении путевых листов. Любые неправильные или недостоверные данные могут привести к проблемам и штрафам со стороны лизинговой компании.
4. Поддерживайте аккуратность и порядок в хранении путевых листов. Храните их в удобном и доступном месте, чтобы в случае необходимости можно было предоставить их на проверку.
5. Ведите архив путевых листов. Сохраняйте копии заполненных путевых листов, чтобы иметь возможность в любое время обратиться к ним, если потребуется.

Путевой лист содержит следующую информацию, которая заполняется водителями транспортных средств:

• Дату начала и окончания использования автомобиля.
• Место начала и окончания поездки.
• Пробег автомобиля на начало и окончание поездки.
• Цель поездки (служебная, командировочная, личная и т.д.).
• ФИО водителя, его подпись и печать организации.

Возможные сложности и особенности

Оформляют путевые листы для контроля за использованием автомобиля клиентом-лизингополучателем. Они являются основанием для расчета оплаты лизинговых платежей. Ведение путевых листов при лизинге может сопровождаться некоторыми сложностями и иметь особенности, о которых следует знать. Вот некоторые из них:

1. Соблюдение правил заполнения. Для оформления путевых листов необходимо строго соблюдать правила заполнения, установленные лизинговой компанией. Нарушение этих правил может привести к негативным последствиям, включая штрафы или проблемы при проверке со стороны лизингодателя.
2. Надлежащее ведение путевых листов. Важно заполнять путевые листы правильно и аккуратно. Необходимо быть внимательным при указании пробега, чтобы избежать ошибок или несоответствий. Также следует указывать истинную цель поездки и не использовать автомобиль в личных целях, если это запрещено лизинговым договором.
3. Особенности контроля. Лизинговая компания может осуществлять проверку соответствия указанной информации и пробега в листе с фактическим состоянием автомобиля. Если будут обнаружены несоответствия или нарушения, могут возникнуть проблемы и штрафы со стороны лизингодателя.
4. Учет сроков сдачи путевых листов. Лизинговая компания может устанавливать сроки предоставления путевых листов. Необходимо предоставлять путевые листы своевременно. В противном случае, возможны проблемы и задержки в обработке информации и расчете лизинговых платежей.
5. Использование электронных путевых листов. В этом случае необходимо ознакомиться с правилами и процедурами заполнения и предоставления электронных листов. Это может включать использование специального устройства или мобильного приложения для регистрации информации о поездках.

FAQ

Обязательно ли для заполнения путевых листов указывать информацию, до мельчайших подробностей?

Да, такой способ заполнения путевых листов поможет избежать недоразумений и доказать лизингодателю, что вы не нарушаете договор.

Что делать, если в дороге потерялся путевой лист?

Необходимо сразу связаться с лизингодателем, объяснить ситуацию с утерей листа. Далее вам либо пришлют копию бланка, либо придется возвращаться за новым документом.

Вывод

• Путевые листы на служебных автомобилях в лизинге играют важную роль в контроле за использованием транспорта и учете его эксплуатации в рамках контракта.
• Они помогают обеим сторонам – лизингодателю и клиенту-лизингополучателю – поддерживать прозрачность и корректность взаимодействия.
• Правильное заполнение путевых листов выступает условием договора аренды транспортного средства.