Бизнес-процессы в организации

Эффективная работа компании во многом зависит от наличия четко проработанных алгоритмов. Если каждый работник работает над своими задачами по плану, который должен привести к достижению нужного результата, значит бизнес-процессы настроены правильно. В работе предприятия используется большое количество процессов, которые необходимо спланировать и структурировать для контроля полного контроля над компанией. Рассмотрим управление проектами с использованием процессного подхода, способы построение модели, как ее внедрять и выполнять оптимизацию. 

Бизнес-процессы в организации – что это такое

В это понятие вложена совокупность действий, которые направлены на выпуск продукта. Бизнес-процессы – ресурс предприятия, а управление ими – одна из важнейших задач.

Выделяются 3 вида:

1. Управляющие – контролируют все процессы. В них включены корпоративное управление и стратегический менеджмент.
2. Операционные – деятельность, нацеленная на получение дохода (пример: продажи, изготовление продукции и т.д.)
3. Поддерживающие – для обслуживания организации (бухгалтерия, HR, саппорт и т.д.)

Бизнес-процессы начинают работать с появления спроса и заканчиваются после того, как он удовлетворен. С помощью процессного подхода устраняются барьеры, которые могут возникать на стыке двух подразделений при выполнении одной задачи.

История термина

Термин появился в 70-годы прошлого века. Внедрение процессного подхода потребовалось из-за активного развития информационных технологий и систем. Так как информатизация привела к усложнению организации труда. Компаниистали все активнее переходить от инструктажей работников к моделям «человек-человек» и (или) «человек-машина».

В связи с этим появилась потребность в стандартизации. Использование языка команд позволило составлять последовательность задач, которую могли бы понимать и машины, и люди. Первыми такую стандартизацию стали использовать американские военные, которым уже тогда требовалось описание взаимодействия машин и людей. С развитием ИТ методология стала перениматься другими компаниями и нашла свое отражение в маркетинге.

Бизнес-процессы – для чего нужны

Предприятия, работающие в соответствии с ISO 9001 являются более конкурентоспособными. Без бизнес-процессов нельзя правильно заниматься менеджментом качества. Кроме того, бизнес-процессы решают целый ряд задач любой организации:

• формирование универсальных требований к продукции и услугам, принятие стандартов и регламентов;
• повышение качества продукции, оказываемых услуг;
• сокращение издержек, оптимизация себестоимости;
• ускорение производственных процессов;
• автоматизация рабочих процессы;
• эффективное управление организацией и осуществление координации работы подразделений;
• использование понятных носителей информации для инструктажа;
• обеспечение прозрачности на всех этапах производства;
• определение специфики каждого процесса и поиск вариантов их улучшения;
• поиск возможных каналов, влияющих на расходы;
• реализация стратегий;
• улучшение имиджа;
• эффективный поиск проблем и их устранение;
• распределения зон ответственности менеджеров разного звена;
• проектирование дополнительных бизнес-направлений с целью расширения;
• исключение потерь компетенций при увольнении или на время отпуска ценного сотрудника;
• ускорение обучения новых кадров;
• мотивация персонала.

Именно из-за этих качеств процессный подход активно интегрируется в работу организаций разного размера.

Ключевые понятия

В бизнес-процессы включены характеристики, которые бывают основными или дополнительными. У каждого инструмента есть 5 основных параметров:

1. Название и цель – их должны понимать все участники. Поэтому они чаще всего объединяются воедино. Пример: заключение договора на поставку оборудования – здесь отражаются оба параметра.
2. Владельцы инструмента или исполнители – люди, отвечающие за результаты. Они берут на себя руководящую и контролирующую функцию, управляют работой. Пример: замдиректора по продажам.
3. Ресурсы – инструменты, используемые на любом этапе производства, при этом они не меняются. Это может быть лазерный станок, занимающийся металлообработкой.
4. Вход – материалы или сырье, используемые для производства продукта. Металл для выпуска кузова автомобиля.
5. Выход – готовая продукция или услуга, выполненные в соответствии с заявленными требованиями. Иногда выход становится входом следующего процесса. Например, тот же кузов автомобиля.

Дополнительно в структуру могут входить другие необязательные (дополнительные) характеристики:

• поставщики;
• последовательность операций;
• потребитель;
• иные участники;
• KPI и т.д.

Уровни бизнес-процессов

Распределение на уровни зависит от масштаба:

1. Внешние процессы – для достижения стратегических целей. В них могут принимать участие несколько организационных единиц. Например, распределение сырья между подразделениями.
2. Внутренние процессы – используются для достижения тактических целей. Например, организация продаж.
3. Внутриструктурные. Например, проектирование.
4. Процессы для сопровождения выполнения задач для в конкретной структуре. Например, обсуждение особенностей дальнейшего предоставления услуг потребителю.

Классификация бизнес-процессов

Процессы формируются для выполнения различных задач. Поэтому классификация выполняется по целому ряду параметров. Рассмотрим каждую из 6 групп:

По сложности:

• Монопроцессы – отличаются односложностью и цикличностью.
• Вложенные – монопроцессы, выстроенные в последовательность.
• Связанные – монопроцессы, которые выполняются по определенной схеме.

По деятельности:

• Производственные (приводящие к осязаемому результату).
• Услуги.

По структурным особенностям:

• Горизонтальные – работники, которые занимают равное положение в компании взаимодействуют друг с другом.
• Индивидуальные горизонтальные – совершаемые определенными сотрудниками.
• Межфункциональные горизонтальными – процессы, которые возникают между работниками разных отделов.
• Вертикальные – совместная работа сотрудников разного уровня (супервайзер-менеджер).
• Интегрированные – когда работники взаимодействуют горизонтально и вертикально.

По функции подразделений:

• Управление.
• Финансы.
• Хранение.
• Логистика.
• Производство.

По уровню детализации:

• Микропроцессы – изготовление составляющих продукта (к примеру, начинки для пирожных).
• Макропроцессы – работа над всем продуктом (приготовления пирожного с начинкой).

По исполняемости:

• Исполняемые – способствуют автоматизации бизнеса.
• Неисполняемые – позволяющие изучить аспекты деятельности организации, увеличить эффективность внутренней коммуникации.

Как управлять бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами – неотъемлемая составляющая процессного подхода. Даже если бизнес-процесс высокого качества был описан с помощью текста, графиков или таблиц, без правильного управления нельзя эффективно реализовывать потенциал.

Управление бизнес-процессами (BMP) – системный подход, нацеленный на выполнение мероприятий по оптимизации бизнес-процессов. Оно может выполняться как неавтоматизированным путем, так и с применением средств автоматизации.

BPM содержит в себе 4 этапа, которые должны проводится под контролем менеджера:

1. Моделирование – определение и описание бизнес-процесса, включающее разделение зон ответственности.
2. Исполнение – осуществление работником возложенных на него обязанностей.
3. Контроль – проверка действий подчиненных, оценка выполнения плана. Полученные данные могут использоваться для поощрения или штрафов.
4. Улучшение. Благодаря анализу результатов выполняется поиск ошибок и слабых сторон процессов. Это позволяет проводить оптимизацию для повышения результативности в будущих циклах.

FAQ

Что требуется для внедрения BPM-системы, какие сроки ее реализации?

Чтобы внедрить BPM-систему, выполнить ее поддержку можно обратиться к стороннему разработчику или штатному аналитику. Внедрение системы может занять от 2 недель до 2 месяцев. Скорость внедрения зависит от сопутствующих факторов.

Каким организациям необходимо внедрение систем управления бизнес-процессов?

Управлять бизнес-процессами необходимо организациям, которые стремятся к расширению, имеют сложные производственные технологии, нуждаются в специальном подходе при работе над продукцией. Кроме того, компании, нацеленные на прогресс, которые хотят реализовать франшизу или стремятся сократить издержки нуждаются в системе управления.

Чем процессный подход лучше функционального?

В функциональном подходе представлен набор функций, распределенных между персоналом подразделения.

В процессном подходе предполагается командная работа, как исполнителей, так и аппарата управления. Она нацелена на выполнение последовательных операций для работы на высокий результат. По своей сути процессный подход подразумевает большое количество бизнес-процессов, связанных между собой.

С помощью процессного подхода можно сократить издержки на каждом этапе, оптимизировать производство и повысить результативность всей организации. При этом предоставляется возможность открывать новые точки с использованием схожих бизнес-процессов и постоянно улучшать характеристики.

Вывод

Использование процессного подхода – важная часть в работе компании, стремящейся повысить эффективность производства, справляться с задачами с минимумом ресурсозатрат. Для повышения эффективности бизнес-процессов и, как следствие, деятельности всей организации важно выполнять грамотное описание бизнес-процессов, внедрить их и выполнять постоянный контроль. За счет возможности регулярной оптимизации бизнес-процессов, можно быстро избавиться от проблем и сложностей, возникающих в работе.