Приказ о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком давности

Дебиторская задолженность представляет собой определенную сумму денег, которую человек задолжал организации или предприятию. Часто она превращается в безнадежный долг, который должник в не состоянии выплатить. К тому же, истекает время, отведенное законодательством на обращение о принудительном взыскании долга в суд. В этом случае у должника возникает возможность написать приказ на списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Давайте узнаем, когда и в каких случаях можно списать долги предприятию или компании.

Когда можно списывать дебиторскую задолженность

Дебиторскую задолженность могут списать в трех случаях:

• когда истекает срок исковой давности. Это три года со дня составления акта на дебиторскую задолженность человека (по истечении которых разрешается процедура списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности);
• компания, которой должен человек, закрылась. Такая организация должна быть признана недействующей, она должна быть исключена из ЕГРЮЛ;
• отсутствие у должника имущества или денежных средств, с помощью которых он смог бы погасить задолженность.

Если вы оказались в положении должника и видите, что не можете оплатить долги из-за действия одного из описанных выше случаев, то вам нужно:

• составить акт инвентаризации расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами;
• подписать приказ о списании задолженности с истекшим сроком.

Пошаговая инструкция по оформлению приказа

Вам потребуется подготовить документы, создать комиссию и участвовать на заседании комиссии с приказом. Для создания комиссии нужно создать приказ по специальному образцу.

Шаг 1: Подготовка документов

Вам потребуется собрать полный комплект документов. В него могут входить:

• договора;
• счета на оплату;
• накладные;
• акты сверок;
• требования о погашении дебиторской задолженности.

Вы приносите на рассмотрение выписку из ЕГРЮЛ, которая подтвердит о том, что такой компании не существует.

После того, как комплект документов будет собран, можно переходить к созданию комиссии по списанию задолженности.

Шаг 2: Создание комиссии по списанию задолженности

В состав комиссии должны входить следующие члены:

• управляющий финансовым отделом. Это может быть бухгалтер или тот, кто ответственен за ведение бухгалтерской деятельности;
• представитель юридического отдела. Этот человек будет проверять состоятельность дебиторов, разрабатывать различные договоры;
• управляющий по работе с клиентами. У него должны быть документы и контракты, заключенные с дебиторами.

Для создания комиссии назначается руководитель. Разрабатывается план работы комиссии. Определяются критерии списания задолженности и устанавливается система отчетности и контроля за компанией-должником.

Приказ о создании комиссии может быть создан по самостоятельной форме, либо установленной компанией. В нем обычно указываются члены комиссии, устанавливается регламент работы, результаты анализа финансового состояния компании.

Шаг 3: Проведение заседания комиссии

Заседание комиссии начинается после того, как придут все члены. Они должны будут сдать руководителю все документы, которые собрали во время проверки и анализа платежеспособности компании. Руководитель рассматривает их и разговаривает с главным бухгалтером.

Если всех устраивает проведенная процедура, то составляются соответствующие документы. В том числе приказ о списании задолженности. Если в результате проведенной инвентаризации будет обнаружена задолженность, взыскание которой с контрагента невозможно из-за истекшего срока давности, оформляется приказ на ее списание.

Его подписывает главный бухгалтер или человек, который исполняет его обязанности.

Шаг 4: Оформление приказа о списании задолженности

Далее составляется приказ о списании ДЗ с истекшим сроком исковой давности. Шапка приказа включает следующие параметры:

• полное и краткое название компании, ее адрес, ИНН, КПП;
• наименование бумаги (акт списания дебиторской задолженности);
• место оформления акта;
• дату оформления акта.

Приказ можно написать от руки на листе формата А4, но лучше всего распечатать на принтере.

Шаг 5: Учет и отчетность

Для правильного проведения учета и отчетности, устанавливают специальную программу. Обеспечивают ее работоспособность и обучают сотрудников работе на программном обеспечении. Благодаря этой программе можно минимизировать риски, связанные с задолженностью.

Утилита поможет провести анализ и собрать необходимые документы. Для отчетности также потребуется описать требования к оформлению и предоставлению отчетности комиссии.

Указать форматы отчетов и сроки предоставления отчетности.

Образцы документов

Приказ о списании дебиторской задолженности

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности выглядит следующим образом:

Протокол заседания комиссии (образец)

Перед тем, как оформить приказ на списании, требуется составить протокол следующего вида:

Справка о списании дебиторской задолженности образец

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать задолженность без анализа деятельности компании?

Нельзя. Так как нужно предоставить документы и правдивые основания того, что компания не может оплатить дебиторскую задолженность.

Нужна ли инвентаризация имеющейся задолженности?

Нужна.

Так как по результатам инвентаризации, комиссия создаст справку, где укажет причины, по которым требуется списать дебиторскую задолженность.

Какие проводки применяются для списания проблемной ДЗ?

Следующие проводки считаются основными для списания проблемной дебиторской задолженности:

• Дт 1290 «Резерв по сомнительным требованиям», Кт 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»;
• Корректировка ранее начисленного НДС Дт 1210, Кт 3130.

Полезные советы и рекомендации

Рекомендуется обратиться к юристу, либо к опытному бухгалтеру или в компанию, которая занимается помощью в списании дебиторской задолженности. Люди, специализирующиеся на списании ДБ, помогут правильно оформить приказ в короткие сроки.

Для проведения анализа ДЗ обращайтесь только к опытным бухгалтерам.

Они проведут правильную процедуру списания.

Не забудьте обозначить ответственных сотрудников за подготовку к списанию. Данная процедура поможет контролировать своевременное исполнение всех необходимых действий. Создайте гибкую и прозрачную систему, которая позволит эффективно управлять дебиторской задолженностью.

В текстовых документах не должно быть орфографических и других ошибок. Должна быть исправлена любая неверно прописанная цифра или указанная сумма. Для исправления нужно зачеркнуть вариант с ошибкой, сверху прописать верный. Затем нужно поставить отметку «Исправленному верить». Для подтверждения исправления поставить подпись и прописать дату. Если будет большое количество ошибок и исправлений, то лучше использовать новый бланк для акта, а старый уничтожить.

Заключение

Правильное оформление приказов, качественный анализ и оптимизация процесса помогут улучшить результаты работы комиссии. У вас будет возможность списать все долги за короткие сроки. При неправильно составленных и подписанных документах могут возникнуть трудности в списании.

Суд не поверит в правдивость действий и заставит оплатить задолженность в полном размере.

За неуплату ДЗ могут назначить штрафы и привлечь к уголовной ответственности за расхищение имущества.