Как писать письмо на английском языке

Как правильно вести личную и деловую переписку на английском, если не владеешь языком в совершенстве? Расскажем, как написать письмо и донести корректно свои мысли, какие стандартные обороты можно использовать для неформальной переписки.

Как написать письмо на английском

Умение писать англоязычные письма — навык, необходимый в профессиональной деятельности, проверяется также при получении сертификатов на знание языка или егэ. Достаточно знать ключевые словосочетания и обороты, которые помогут разнообразить переписку по email.

При написании соблюдайте почтовый этикет, который базируется на 5 основных правилах.

Универсальные правила:

1. Вежливость. Добавьте в письмо теплые слова и пожелания.
   
   
2. Эмоциональность. Не ставьте много восклицательных знаков и смайликов. В формальной переписке употребление смайликов запрещено. Восклицательные знаки в крайнем случае, только чтобы усилить эффект. В личной переписке ограничений нет, но иногда за количеством слайдов сложно понять, о чем текст.
   
   
3. Логика. Продумайте содержание, чтоб не перепрыгивать с мысли на мысль, а изложить последовательно. Не забывайте ставить пустые строки между абзацами, чтобы было удобно читать.
   
   
4. Пиши и сокращай. Не нужно ставить сложные конструкции. Деепричастные обороты могут быть применимы в художественной литературе. Можно написать по делу и коротко.
   
   
5. Грамотность. Не допускайте орфографические и пунктуационные ошибки. В интернет много сервисов для проверки теста онлайн.
   
   

Структура письма

Электронные письма на английском языке включают следующие разделы:

• Обращение
• Благодарность за письмо
• Содержание
• Завершающие фразы
• Подпись и контакты

Блоки отделены между собой пустыми строками, чтобы адресату было проще ориентироваться между ними и сразу ознакомится с необходимой информацией.

Письмо на английском языке сплошным текстом нечитабельно, а с точки зрения принципов деловой переписки может быть воспринято как фамильярное и невежливое обращение. В письмах на русском языке большие абзацы текста не вызывают такой эффект.

План делового письма на английском языке

Структура делового письма отличается незначительно:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Рассмотрим каждый элемент подробнее.

Адрес отправителя

В зависимости от вида языка, который используете, адрес пишут в правом углу – британская классическая школа, в левом – американцы. Представляться нет необходимости, так как подпись в деловом письме ставят под текстом.

При написании российского адреса правила также нужно соблюдать.

Дата

Опять же, в зависимости от формата – британский или американский, даты пишут по-разному. Британцы пишут дату в формате число, месяц и год, в США сначала пишут месяц.

Дата пишется в правом верхнем углу под адресом получателя.

Адрес получателя

Адрес получателя пишут в верхнем левом углу. Если получатель находится в Европе соблюдайте формат:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела или компании
• Номер дома, название улицы
• Город
• Индекс
• Страна

Если адресат находится в США, адрес пишут через 2 строки после адреса отправителя или даты письма, если адрес отправителя написан в конце. Структура адреса американцев и британцев почти одинаковая, только между городом и улицей указывают название штата начальными буквами.

Приветствие

Распространенное обращение в письме «Dear..», что переводится как «Уважаемый» и ни в коем случае не «Дорогой», «Милый», «Близкий».

После обращения всегда ставится запятая несмотря на то, что следующее предложение начнется с заглавной буквы.

Обращение всегда отделяется пустой строкой (отступом). Чтобы обращение не приобрело эмоциональную окраску, восклицательный знак после обращения не ставят.

Важно! Восклицательные знаки в письмах, независимо от раздела, в котором находятся похоже на повышение голоса.

Если письмо официальное и направляется в государственное учреждение, суд или учебное заведение используйте одно из обращений:

• Dear Mr, Mrs, Ms и фамилия адресата — вариант самый официальный;
• Dear и имя адресата — если пишете письмо коллеге или партнеру, с которым длительное время общаетесь. Допускается вместо имени указывать фамилию, если имя или пол не удалось узнать на дату написания письма;
• Mx — имя или фамилия, неважно, форма обращения к человеку без половой принадлежности, гендерно-нейтральная и произносится «микс»;
• Dear Sir or Madam — такое обращение используют, если нельзя определить пол адресата;
• To Whom It May Concern — если неизвестно точно, кто адресат, например, коммерческое предложение, но нет данных лица, принимающего решение. Дословно переводится «для того, к кому это может относиться». Такое же обращение используют, если в целом обращаются к структуре или компании.

После того, как контакт будет налажен, обращение можно сделать менее формальным. Например, собеседник подписался только именем, значит следующий раз обращайтесь к нему без фамилии.

При неформальной переписке в социальных сетях или мессенджерах распространены обращения по имени с приветствием — Hello, Hi или Hey.

Если не знаете, как правильно обратится неформально к незнакомцу, рекомендуется представиться и посмотреть, как он ответит.

Таблица — Приветствия для английского письма (шаблоны)

Первый пример используется для составления официальных писем.

Вступление

Перед изложением сути обращения приводится короткая фраза, так называемый «жест вежливости» — поинтересуйтесь, как дела у собеседника. Такой вопрос расположит собеседника и повысит его лояльность.

Англоязычные фильмы без приветственной фразы кажутся невежливыми и резкими. Не всегда приветственная фраза уместна. Например, при написании претензии или жалобы интересоваться делами адресата неуместно. Вопрос будет воспринят как сарказм или издевательство. При длительной переписке вставлять приветственный вопрос тоже нет необходимости, достаточно его писать при составлении первого письма.

Если отвечаете на поступившее письмо, поблагодарите за предложение и выразите надежду на то, что у собеседника все хорошо.

Таблица – Благодарность на поступившее письмо

Для официальных писем лучше использовать первый пример, который является универсальным.

Основная часть письма

В содержательной части необходимо сразу переходить к сути. Невежливо в англоязычных письмах долгие вступления и описание новостей из жизни, которые не относятся к цели письма.

Для уточнения деталей можно использовать несколько фраз, которые применяются в деловой и неформальной переписке.

Таблица — Фразы для перехода к содержанию письма

Для того чтобы сделать предложение о сотрудничестве, презентовать проект, выразить впечатление о сотрудничестве.

Таблица – Фразы, чтобы сделать предложение

Заключительная часть

В заключительной части резюмируйте суть письма и поясните, какой реакции на него вы ждете – прислать документы, рассмотреть вариант сотрудничества, счет на оплату или, наоборот, оплату за ранее оказанные услуги.

Для вложений (файлы, фото/видео):

Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)

Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для извинений:

Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.

Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Завершающая фраза и подпись

В конце письма напишите завершающую фразу, поставьте подпись, имя и контакты для связи.

В завершающей фразе напишите призыв к действию, например, ожидание обратной связи. Фразы тоже делятся на официальные и неформальные.

Таблица — Завершающие фразы

В подписи укажите «С уважением» или «Заранее благодарю» в зависимости от характера письма.

Таблица — Варианты подписи

По правилам составления англоязычных текстов сначала пишут имя, затем фамилию. Обращения Mr, Mrs, Mx или Ms не обязательно.

Если письмо деловое, после имени всегда указывается должность и наименование компании. Наименование компании можно не указывать, если письмо на фирменном бланке.

На строку ниже указать контакты — адрес электронной почты, телефон, ник в мессенджерах.

Образцы и шаблоны писем на английском языке

Приведем шаблоны писем, которые можно использовать в разных обстоятельствах.

Деловое письмо + перевод на русский – пример

Запрос информации

Приглашение на встречу

Благодарность

Личное письмо + перевод на русский – пример

Образец письма

Hi …,

Thank you for your letter. I am happy that …

You’ve asked me about … Well, … Moreover, …

Another thing is … Basically, …

Write back soon!

Best wishes,

Ron

Перевод

Привет, …

Спасибо за твое письмо. Я очень рад, что …

Ты спрашивал меня о… Ну… Более того …

Кроме этого … Так что …

Отвечай скорее!

С наилучшими пожеланиями,

Рон

Другие примеры

Приведем пример писем на английском для неформальной переписки.

Письмо с соболезнованиями

Образец письма

Dear …,

I am deeply saddened to hear about … passing.

I knew … as an outstanding person. It was always a great pleasure … It is a great loss to all who …

May I offer my sincerest condolences to …

Kind regards,

Matthew King

Перевод

Дорогая …,

Мне глубоко печально было услышать о смерти …

Я знал … как исключительную личность. Всегда было приятно … Это невосполнимая потеря для всех, кто …

Приношу свои искренние соболезнования …

С уважением,

Мэттью Кинг

Письмо-приглашение

Образец письма

Dear …,

It was so great to receive your letter! I should have answered earlier but ...

I’d like to invite you … My family will be thrilled because …

By the way, …

Unfortunately, I’d better go now as …

All the best,

Jane

Перевод

Дорогой …,

Было здорово получить твое письмо! Мне следовало ответить раньше, но …

Я бы хотела пригласить тебя … Моя семья будет счастлива, потому что …

Кстати, …

К сожалению, мне пора бежать, так как …

Всего наилучшего,

Джейн

Ответ на приглашение

Образец письма

Dear …,

How are you?

I was really happy to get your invitation … I will definitely do everything possible to come to …

Though as I am … I might be ...

Looking forward to see you and your family,

Paul

Перевод

Дорогая …,

Как ты?

Я был очень рад получить твое приглашение … Я точно сделаю все возможное, чтобы посетить …

Так как я …, то …

С нетерпением жду, когда увижу тебя и твою семью,

Пол

Письмо-благодарность

Образец письма

Dear …,

I hope you are well.

I would like to express my gratitude for …

I really appreciate you taking the time to …

Again, thank you for …

Yours faithfully,

Jack Rassel

Перевод

Уважаемый …,

Надеюсь, у вас все в порядке.

Я бы хотел выразить свою благодарность за …

Я очень ценю, что вы потратили свое время на …

И снова, спасибо вам за …

Искренне ваш,

Джек Рассел

Письмо-поздравление

Образец письма

Dear … and …,

Please accept my warmest congratulation on … It seems like …

I would like to wish … I express my sincere hope that …

All the best for …

Take care,

Sidney

Перевод

Дорогие … и …,

Пожалуйста, примите мои наитеплейшие поздравления с …Кажется, что …

Я бы хотела пожелать … Я выражаю искреннюю надежду, что …

Всего наилучшего …

Берегите себя,

Сидни

Извинение

Образец письма

Dear Mr …,

I must apologize for my … I realize how much this fact must have upset you, so …

The truth is, I was … For that reason I had to …

Once again, I deeply regret that … I beg to accept my sincerest apologies.

Yours faithfully,

Kris Colson

Перевод

Дорогой мистер …,

Я обязан извиниться за … Я понимаю, как сильно этот факт, должно быть, расстроил вас, поэтому …

Сказать честно, я был … По этой причине мне пришлось …

Еще раз, я очень сожалею, что … Прошу принять мои самые искренние извинения.

Искренне ваш,

Крис Колсон

Просьба

Образец письма

Dear Mrs …,

Your suggestion about … is of great interest to me. My professional field is … so …

I would like to know more about … I would appreciate receiving the …

I look forward to … Would it be also possible to …?

Yours faithfully,

Amanda Sikes

Перевод

Дорогая миссис …,

Ваше предложение о … представляет для меня большой интерес. Моё профессиональное поле …, поэтому …

Я бы хотела узнать больше про … Было бы здорово получить …

С нетерпением жду … Возможно ли также ...?

Искренне ваша,

Аманда Сайкс

Генераторы писем – обзор решений

Для составления деловых писем можно пользоваться генераторами, которые на основе введенных данных составит письмо по одному из шаблонов.

Использовать генератор очень легко — требуется только указать имена и фамилии адресата и отправителя, дату, краткое содержание. У каждого генератора своя форма, а письмо будет сформировано в кратчайшие сроки.

Результат можно экспортировать в формате pdf, отправить по электронной почте или в direct социальной сети.

Преимущества генераторов — составление писем в высокопрофессиональном формате, в них исключены технические ошибки и ошибки, допускаемые человеком.

Топ лучших сайтов для создания писем:

1. Генератор писем — лучший генератор для создания деловых и личных писем за несколько секунд.

Преимущества Letter Generator:

• Простая форма для ввода первичных данных;
• Большая коллекция шаблонов – от сопроводительного для отклика на резюме до признания в любви;
• Может создать сценарии для роликов и стихи.

2. Канва — любимый инструмент дизайнеров и блогеров. Популярность Canva получила как удобное приложение для графического дизайна. В разделе «Фирменные бланки» много макетов для личных и формальных писем. Все шаблоны редактируются за несколько минут.

Преимущества:

• Шаблоны визуально привлекательные и на все случаи жизни;
• Все примеры на разных языках мира, в зависимости от страны пользователя.

Важно! Доступ к полному функционалу в нашей стране возможен через VPN.

3. ЧитатьПисатьДумать — бесплатный генератор. Который не только составит письмо, но и предложит исходники для поэтов и писателей. Если вы любите писать или читать, найдете для себя много полезного и интересного.

Преимущества ReadWriteThink:

• Можно отправлять готовые письма сразу с сайта;
• Большое количество шаблонов для писем и художественных рассказов;
• Минимальное количество исходных данных.

4. Дружелюбный создатель писем для неформальных писем. Исходя из названия имеет простой и дружелюбный интерфейс.

Преимущества Type a friendly letter:

• Интерфейс разработан для детей, очень красочный;
• Функции распределены по категориям, что очень удобно в работе.

5. Генератор мгновенных писем (Instant Letter Generation) — ресурс для создания формальных или рекомендательных писем.

Преимущества:

1. Грамотные и содержательные письма.
2. Результат можно сохранить в формате word на свой ПК.
3. Большое количество шаблонов рекомендательных писем.

6. Писатель писем (LettersWriter) — сервис для создания формальных и неформальных писем.

Преимущества:

• Возможность нанести на сформированное письмо логотип компании, чтобы сделать его уникальным;
• Генерит письма нажатием одной кнопки.

7. Мое идеальное резюме (MyPerfectresume) — создание красивых сопроводительных писем и резюме. Если необходимо составить документы и показать высокий уровень знания языка, грамотно представить достижения и навыки на сайте выберите подходящий дизайн и получите результат.

Преимущества:

• Сайт составляет резюме и письма на основе алгоритмов, составленных экспертами;
• При составлении письма появляются интерактивные подсказки и советы, что необходимо улучшить или добавить.

Все ресурсы бесплатные. Для использования иностранных генераторов достаточно включить VPN.

С формированием содержания может помочь искусственный интеллект.

8. RuSender — российский сервис рассылок по электронной почте с простым и понятным интерфейсом. Который легко адаптируется под задачи бизнеса и маркетинга. Ограничений с точки зрения соблюдения законодательства о хранении персональных данных нет, так как серверы расположены в Санкт-Петербурге.

Преимущества:

• Все на русском языке — интерфейс, техподдержка, конструктор;
• Можно загружать свои изображения и вставлять их в письма;
• Бесплатный тариф без рекламы.

9. UniSender — генератор электронных писем и их рассылка по email. Больше 100 готовых шаблонов, интерактивный конструктор писем, не требующий регистрации и услуги маркетологов помогут сформировать идеальное письмо.

Преимущество:

• Панель управления и техподдержка на русском языке;
• Есть бесплатный тариф (правда ограничен по времени, поэтому подписку нужно активировать каждый месяц).

10. Sendsay — сервис рассылки, ориентированный на маркетологов и менеджеров по продажам с большим количеством шаблонов.

Преимущества:

• Составляемые письма помогут презентовать продукт или компанию, так как шаблоны все «продающие»;
• Можно сделать массовую рассылку составленного письма персонализировано, и в письмо тоже вставится имя адресата.

Для выбора генератора можете одно и то же письмо сгенерить в каждом из них и оценить результат с точки зрения вординга и содержания.

FAQ

Какую литературу можно почитать о правилах деловой переписки?

Максимально четко описал правила деловой переписки Максим Ильяхов в книге «Новые правила деловой переписки». Книга о правилах составления писем на русском языке, но они универсальные и не зависят от языка. А Ольга Мазурина написала учебное пособие «Переписка с деловым партнером на английском языке», в котором подробно объяснила правила и нормы деловой переписки для англоязычных адресатов. Чтобы грамотно формулировать мысли и подавать информацию прочитайте Джей Салливан «Проще говоря».

Как выбрать конструктор писем?

При выборе конструктора помните, что стоимость не главный критерий. Конструктор нужно выбирать по следующим факторам:

1. Технические возможности редактора шаблонов, проще говоря все ли атрибуты можно корректировать, чтобы не было, например, водяных знаков.
2. Большое количество готовых шаблонов.
3. Возможность автоматизации рассылки
4. Особенности работы со списком контактов — парсинг базы, импорт. Сегментирование и объединение.
5. Аналитика эффективности — адекватность оценки обратной связи, количество собираемых параметров, простые и понятные отчеты.
6. Дополнительные функции сервиса (интеграция с фотостоками и графическими редакторами и т.п.)

Составить письма на английском языке нетрудно, главное — правильно использовать шаблон или генератор, чтобы соблюдать правила переписки.